We are looking for an ambitious

Office Manager

Ghent office (Dok Noord)

Over Ziggu

Ziggu (www.ziggu.io) is een SaaS (Software as a Service) oplossing actief in de vastgoedsector. We helpen projectontwikkelaars met het beter beheren, begrijpen en engageren van woningkopers door een online klantenportaal aan te bieden waarop het volledige aankoopproces van A-Z kan opgevolgd worden.

Ziggu heeft een sterke aanwezigheid in België met meer dan de helft van de top 20 ontwikkelaars als klant. Ziggu is tegelijkertijd sterk internationaal aan het groeien. We zoeken iemand die ondersteuning kan bieden in dit groeitraject.

Wat zal je doen bij Ziggu?

Als Office Admin/Manager sta je in voor het dagelijks reilen en zeilen van ons digitale en fysieke kantoor. Je bent de administratieve duizendpoot die ervoor zorgt dat alles op wieltjes blijft rollen en we ons groeiverhaal gestructureerd kunnen verder zetten. Je rapporteert hierbij rechtstreeks aan de CEO. 

Dagelijkse Boekhouding

Je zorgt voor een aantal dagdagelijkse taken die met boekhouding te maken hebben. Enerzijds help je ons sales team met hun facturatie en volg je betalingen op. Anderzijds check je facturen van leveranciers en voer je de betalingen uit. Je verzorgt de voorbereiding van de boekhouding voor onze accountant (je hoeft dus zelf geen accountant te zijn). Daarbij werk je nauwkeurig en stipt.

Eenmaal je de flow van deze taken onder de knie hebt, zorg je voor rapportering die je pro-actief communiceert. 


HR aanspreekpunt

Je staat ook in contact met ons sociaal secretariaat. Je krijgt regelmatig praktische HR-vragen van je collega’s die je zelf kan beantwoorden, of je bespreekt die met de nodige experten. Je verzorgt de lonen, maaltijdcheques en alle andere extralegale voordelen. Wat bedrijfswagens en verzekeringsmaatschappijen betreft ben je de eerste contactpersoon.


Office Management

Daarnaast verzorg je de dagelijkse werking op kantoor: waken over de voorraad kantoormateriaal, openen van post, beantwoorden van algemene bedrijfse-mail, etc… 

Je bent ook één van de personen die de telefoon zal opnemen als iemand ons belt of sporadisch vragen beantwoorden van klanten via ons online chat systeem. 

Sales en Marketing ondersteuning

Ten slotte zet je je mee in voor het ondersteunen van onze sales en marketing teams bij het  beheren van onze sociale media, het maken van leuke content en artikelen op onze website en het deelnemen aan commerciële events en vastgoedbeurzen.
Op commercieel vlak help je onze sales teams met het voorbereiden van sales meetings, het opzoeken van info over prospecten en het plannen van meetings.

Wat zijn jouw sterktes?

  • Goede communicatieve vaardigheden, zowel geschreven als mondeling.
  • Klantgerichtheid: voor jou komt de klant altijd eerst.
  • Stiptheid, nauwkeurigheid.
  • Probleemoplossend denken.
  • Je neemt graag initiatief en werkt zelfstandig.

 Welke ervaring heb je reeds?

  • Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en Engels, kennis van Frans is een groot pluspunt.
  • Je hebt minstens een bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring.
  • Je kan goed werken met de gangbare Office pakketten. Ervaring met Google GSuite, HubSpot en Zoho Invoice zijn mooi meegenomen, maar geen vereiste. 
  • Ervaring in een gelijkaardige functie is een pluspunt, maar geen vereiste.
  • Ervaring met SaaS of software is een pluspunt, maar geen vereiste.
  • Je hebt interesse in technologie, software en de vastgoedsector.

Wat kan je verwachten?

  • Groeimogelijkheden in een snelgroeiend, internationaal bedrijf. 
  • Werken vanop kantoor in Gent (Dok-Noord) gemengd met thuiswerk.
  • We zijn er van overtuigd dat onze grootste sterkte ons team is. We nemen mensen niet louter aan gebaseerd op opleiding of achtergrond, we kijken vooral naar motivatie, passie en team spirit. Je kan er van op aan in een team van gepassioneerde ambitieuze mensen terecht te komen die elkaar door dik en dun steunen.
  • Je komt terecht in een omgeving waarin je verantwoordelijkheid, ownership en initiatief kan nemen.
  • We geloven in een gezonde work-life balans.
  • Een competitief salarispakket aangepast aan jouw profiel. Apple Macbook en smartphone inbegrepen.

Hoe aanmelden?

Stuur een email naar jobs@ziggu.io met jouw CV in bijlage en een woordje uitleg.