Déclaration de confidentialité

1. Qui sommes-nous ?

1.1 Ziggu BV, dont le siège est établi Vlasgaardstraat 52, 9000 Gand, Belgique, numéro d'entreprise BE 0699.472.839 ("Ziggu", "nous"), propose un portail numérique de gestion de projets et de clients pour des projets de construction, immobiliers et connexes.

1.2 Nous traitons les données à caractère personnel conformément au Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 ("RGPD") et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

1.3 Notre site web contient des liens vers des sites web de tiers. Nous ne sommes pas responsables du contenu ou de la politique de confidentialité de ces sites web.

2. En quelle qualité traitons-nous vos données ?

2.1 Ziggu en tant que responsable du traitement. Ziggu détermine elle-même les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel dans le cadre :

• de la visite de notre site web et de l'utilisation de cookies (voir aussi notre Politique en matière de cookies) ;
• des demandes de contact, de démo et d'informations, des newsletters, des événements et des webinaires ;
• de la prospection et de la gestion de nos relations avec les clients, prospects, fournisseurs et partenaires ;
• de la facturation et de l'administration de nos abonnements ;
• des candidatures ;
• de la sécurité de la plateforme, de la prévention de la fraude et de l'amélioration de nos services sur la base de données d'utilisation agrégées ou pseudonymisées.

2.2 Ziggu en tant que sous-traitant. Lorsque vous utilisez la plateforme Ziggu via une organisation cliente de Ziggu (le "Client"), en tant qu'Utilisateur particulier ou professionnel tel que défini dans nos Conditions générales pour les utilisateurs finaux (par exemple en tant que collaborateur ou partenaire du Client, ou en tant qu'acheteur, maître d'ouvrage ou donneur d'ordre), ce Client est responsable du traitement des données à caractère personnel présentes sur la plateforme, comme vos nom et coordonnées, messages, documents, photos, plans, choix et données de projet. Ziggu ne traite ces données que pour le compte et selon les instructions du Client, sur la base d'un contrat de sous-traitance (article 28 du RGPD). Pour toute information sur ce traitement et pour exercer vos droits, adressez-vous au Client. Les demandes que nous recevons directement sont transmises au Client. Le reste de la présente déclaration concerne les traitements visés au point 2.1, sauf mention contraire.

3. Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?

3.1 Clients, prospects, fournisseurs et partenaires : nom, fonction, organisation, coordonnées professionnelles (e-mail, téléphone, adresse), communications avec nous, données relatives aux offres, commandes et contrats, données de facturation et de paiement, et interactions avec nos e-mails et notre site web (dans la mesure où vous y avez consenti).

3.2 Visiteurs du site web : adresse IP (masquée : les deux derniers octets sont supprimés avant stockage), localisation approximative, type d'appareil, système d'exploitation et navigateur, préférence linguistique, pages visitées, comportement de navigation, URL de référence, et données provenant de formulaires et du chat. Plus d'informations dans notre Politique en matière de cookies.

3.3 Demandes de contact : les données que vous nous communiquez vous-même, comme vos nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, organisation et le contenu de votre message.

3.4 Utilisateurs de la plateforme (pour lesquels Ziggu est responsable du traitement) : données de compte et de connexion, données de journalisation techniques (comme l'adresse IP, l'heure, l'appareil et les messages d'erreur) et données d'utilisation relatives à l'utilisation des fonctionnalités, à des fins de sécurité, de prévention de la fraude et d'amélioration du produit. L'assistance via le chat de support de la plateforme est traitée par nous en tant que sous-traitant pour le compte du Client (voir 2.2).

3.5 Candidats : données d'identification et coordonnées, CV, formation, diplômes et certificats, connaissances linguistiques, parcours professionnel, portfolio, lettre de motivation, notes d'entretien, et photos ou vidéos que vous fournissez vous-même.

4. À quelles fins et sur quelle base juridique ?

• Offres, conclusion et exécution de contrats avec les clients et fournisseurs, gestion de la clientèle, support
  Base juridique (art. 6 RGPD) : Exécution d'un contrat
• Facturation, comptabilité, obligations fiscales et autres obligations légales
  Base juridique (art. 6 RGPD) : Obligation légale
• Réponse aux questions et demandes via le site web, l'e-mail, le chat ou le téléphone
  Base juridique (art. 6 RGPD) : Intérêt légitime (traiter votre question) ou mesures précontractuelles
• Prospection B2B via des coordonnées professionnelles (e-mail, téléphone, LinkedIn)
  Base juridique (art. 6 RGPD) : Consentement (prospection B2B par e-mail à une adresse professionnelle personnelle)
  Intérêt légitime (autre prospection B2B impliquant le traitement de données à caractère personnel, comme la conservation de coordonnées, les recherches et les contacts téléphoniques :
• Newsletters et communications marketing aux personnes de contact qui se sont inscrites
  Base juridique (art. 6 RGPD) : Consentement.
  Aux clients existants concernant des services similaires : intérêt légitime, avec possibilité de désinscription
• Cookies analytiques et marketing
  Base juridique (art. 6 RGPD) : Consentement
• Cookies strictement nécessaires, sécurité du site web et de la plateforme, prévention de la fraude
  Base juridique (art. 6 RGPD) : Intérêt légitime (sécurité, intégrité et disponibilité)
• Amélioration et développement de nos services sur la base de données d'utilisation agrégées ou pseudonymisées
  Base juridique (art. 6 RGPD) : Intérêt légitime (amélioration du produit)
• Flux automatisés d'onboarding et d'e-mails pour les personnes de contact des Clients (par ex. conseils selon le rôle ou la phase du projet)
  Base juridique (art. 6 RGPD) : Exécution du contrat avec le Client
• Photos ou témoignages sur les réseaux sociaux ou notre site web
  Base juridique (art. 6 RGPD) : Consentement
• Procédure de sélection pour un poste vacant
  Base juridique (art. 6 RGPD) : Exécution du contrat ; conservation plus longue dans une réserve de recrutement uniquement avec consentement

4.2 Lorsque nous nous fondons sur un intérêt légitime, nous limitons le traitement au strict nécessaire et tenons compte de vos attentes raisonnables. Vous pouvez toujours vous y opposer (voir section 11).

5. Comment utilisons-nous l'IA ?

5.1 La plateforme contient des fonctionnalités d'IA, par exemple pour résumer des messages, rédiger ou traduire des textes, ou suggérer des réponses. Nous utilisons à cet effet Google Cloud Vertex AI, traité au sein de l'Union européenne (Pays-Bas). Pour le contenu de la plateforme, cela se fait en tant que sous-traitant pour le compte du Client.

5.2 Nous n'utilisons pas vos données ni l'output généré pour entraîner ou affiner des modèles d'IA, et nous ne travaillons qu'avec des fournisseurs de modèles qui ne le font pas non plus.

5.3 Nous indiquons de manière visible lorsque vous interagissez avec une fonctionnalité d'IA ou lorsque du contenu a été généré par l'IA. Un Client peut faire désactiver les fonctionnalités d'IA pour son environnement.

6. Avec qui partageons-nous vos données ?

6.1 Nous ne vendons pas de données à caractère personnel. Nous ne les partageons que lorsque cela est nécessaire aux finalités mentionnées ci-dessous ou lorsque la loi nous y oblige (par exemple avec des autorités publiques, des instances judiciaires ou notre comptable).

6.2 Sous-traitants ultérieurs pour la plateforme. La liste actuelle des sous-traitants ultérieurs auxquels nous faisons appel pour la plateforme, avec leur finalité, leur localisation et le mécanisme de transfert, figure sur ziggu.io/legal/sub-processors.

6.3 Sous-traitants pour nos propres traitements. Pour les traitements visés à la section 2.1, nous travaillons avec des prestataires dans les catégories suivantes :

• hébergement et gestion du site web ;
• CRM, automatisation marketing et e-mail ;
• analyse web et plateformes publicitaires ;
• logiciels de bureautique, communication et planification d'agenda ;
• facturation et comptabilité ;
• automatisation de flux de travail ;
• support de nos Clients et prospects en dehors de la plateforme ; pour le chat de support de la plateforme, Intercom agit en tant que sous-traitant ultérieur (voir 6.2).

Nous concluons un contrat de sous-traitance avec tous ces sous-traitants. Ils ne peuvent pas utiliser vos données à leurs propres fins. Pour certains cookies marketing et fonctionnalités de réseaux sociaux, LinkedIn et Meta agissent (en partie) en tant que responsables du traitement distincts ou conjoints. Leur propre politique de confidentialité s'applique dès lors également.

7. Vos données sont-elles traitées en dehors de l'EEE ?

7.1 Les données de la plateforme sont hébergées dans l'Union européenne (Google Cloud, Belgique). Un certain nombre de prestataires sont établis aux États-Unis ou y ont accès aux données, par exemple pour l'authentification, les e-mails transactionnels, le suivi des erreurs, le support, le CRM ou l'analyse web.

7.2 En cas de transfert de ce type, nous veillons à des garanties appropriées au sens des articles 44 à 49 du RGPD : une certification dans le cadre du EU-US Data Privacy Framework (décision d'adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023) et/ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne, si nécessaire assorties de mesures complémentaires. Vous pouvez demander une copie des garanties pertinentes via privacy@ziggu.io.

8. Comment sécurisons-nous vos données ?

8.1 Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées contre l'accès non autorisé, le traitement illicite, la perte ou la destruction, notamment :

• l'hébergement dans des centres de données certifiés de Google Cloud dans l'UE (notamment ISO 27001) ;
• le chiffrement, et des mots de passe hachés (scrypt via Firebase Authentication) ;
• un accès strictement limité aux données de production. L'accès du support se fait uniquement via une impersonation limitée dans le temps, après le consentement exprès de l'utilisateur ;
• un développement exclusivement sur des données anonymisées ;
• l'authentification à deux facteurs, des postes de travail chiffrés et une politique en matière de fuites de données ;
• une formation régulière des collaborateurs.

9. Prise de décision automatisée

9.1 Nous ne prenons pas de décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire (article 22 du RGPD). Les fonctionnalités d'IA ne sont pas non plus utilisées à cette fin.

9.2 Nous utilisons en revanche des processus automatisés pour améliorer votre expérience, comme des flux d'onboarding qui s'adaptent à votre rôle, à votre type d'organisation ou à la phase du projet, et des e-mails envoyés en fonction de l'activité. Ceux-ci n'ont pas d'effets juridiques ni d'impact comparable. Vous pouvez toujours vous désinscrire de ces e-mails.

10. Combien de temps conservons-nous vos données ?

• Données contractuelles, comptables et fiscales des clients et fournisseurs
  Durée de conservation : 7 ans après la fin de l'exercice comptable (obligation légale) ; données contractuelles jusqu'à la fin du délai de prescription
• Coordonnées des clients et personnes de contact
  Durée de conservation : Durée de la relation + 3 ans
• Données des prospects
  Durée de conservation : Maximum 2 ans après le dernier contact significatif, ou jusqu'à ce que vous vous y opposiez
• Inscriptions à la newsletter
  Durée de conservation : Jusqu'à votre désinscription
• Données des cookies
  Durée de conservation : Voir la Politique en matière de cookies
• Données de la plateforme (en tant que sous-traitant)
  Durée de conservation : Tant que le Client dispose d'un abonnement, plus une éventuelle période d'accès en lecture seule après la fin. Ensuite suppression dans les 30 jours, sauf si le Client en demande la restitution dans ce délai. Les sauvegardes sont conservées environ 30 jours.
• Journaux techniques et messages d'erreur
  Durée de conservation : De 30 jours à 13 mois maximum, selon le type de journal
• Candidatures
  Durée de conservation : Jusqu'à 6 mois après la fin de la procédure de sélection ; avec votre consentement, maximum 2 ans dans notre réserve de recrutement

11. Quels sont vos droits ?

11.1 Vous avez le droit :

• d'accès et d'obtenir une copie de vos données et des informations sur le traitement ;
• de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• à l'effacement ("droit à l'oubli"), sauf si nous devons ou pouvons conserver les données (par exemple pour respecter une obligation légale ou nous défendre en justice) ;
• à la limitation du traitement, par exemple pendant la vérification de l'exactitude de vos données ;
• d'opposition au traitement fondé sur l'intérêt légitime, pour des raisons tenant à votre situation particulière. Vous pouvez toujours vous opposer au marketing direct, sans motivation ;
• de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela porte atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait ;
• à la portabilité des données que vous nous avez vous-même fournies.

11.2 Pour les données présentes sur la plateforme (section 2.2), vous exercez ces droits auprès du Client. De nombreuses données peuvent également être consultées, modifiées ou exportées par vous-même via la plateforme.

11.3 Vous exercez vos droits gratuitement via privacy@ziggu.io. Nous pouvons vous demander de prouver votre identité si nous avons des doutes raisonnables. N'envoyez jamais pour cela une copie complète de votre carte d'identité sans la masquer. Nous répondons dans un délai d'un mois. En cas de demandes complexes ou nombreuses, ce délai peut être prolongé de deux mois ; nous vous en informons alors. En cas de demandes manifestement infondées ou excessives, nous pouvons exiger des frais raisonnables ou refuser la demande.

11.4 Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle :

• Belgique : Autorité de protection des données (APD), Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, +32 (0)2 274 48 00, contact@apd-gba.be, www.autoriteprotectiondonnees.be ;
• Pays-Bas : Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl ;
• autres pays de l'EEE : voir le site web du Comité européen de la protection des données (edpb.europa.eu).

Vous pouvez également introduire une action devant le tribunal compétent.

12. Contact

12.1 Pour toute question relative à la présente Déclaration de confidentialité ou au traitement de vos données à caractère personnel :

E-mail : privacy@ziggu.io

Courrier : Ziggu BV, Vlasgaardstraat 52, 9000 Gand, Belgique

13. Modifications

13.1 Nous pouvons adapter la présente Déclaration de confidentialité, par exemple en cas de nouveaux services, prestataires ou législations. La date en haut indique la dernière modification. En cas de modifications importantes, nous vous en informons activement, par exemple via la plateforme ou par e-mail.