Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

1.1 Ziggu BV, met zetel te Vlasgaardstraat 52, 9000 Gent, België, ondernemingsnummer BE 0699.472.839 ("Ziggu", "wij"), biedt een digitaal projectmanagement- en klantenportaal aan voor bouw-, vastgoed- en aanverwante projecten.

1.2 Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 ("AVG") en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

1.3 Onze website bevat links naar websites van derden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud of het privacybeleid van die websites.

2. In welke rol verwerken wij jouw gegevens?

2.1 Ziggu als verwerkingsverantwoordelijke. Ziggu bepaalt zelf waarvoor en hoe persoonsgegevens worden verwerkt bij:

• het bezoek aan onze website en het gebruik van cookies (zie ook onze Cookieverklaring);
• contact-, demo- en informatieaanvragen, nieuwsbrieven, evenementen en webinars;
• prospectie en het beheer van onze relatie met klanten, prospecten, leveranciers en partners;
• de facturatie en administratie van onze abonnementen;
• sollicitaties;
• de beveiliging van het platform, fraudepreventie en de verbetering van onze diensten op basis van geaggregeerde of gepseudonimiseerde gebruiksgegevens.

2.2 Ziggu als verwerker. Wanneer je het Ziggu-platform gebruikt via een organisatie die klant is van Ziggu (de "Klant"), als Particuliere of Professionele Gebruiker zoals gedefinieerd in onze Algemene Voorwaarden voor Eindgebruikers (bijvoorbeeld als medewerker of partner van de Klant, of als koper, bouwheer of opdrachtgever), dan is die Klant verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens in het platform, zoals je naam- en contactgegevens, berichten, documenten, foto's, plannen, keuzes en projectgegevens. Ziggu verwerkt die gegevens alleen in opdracht van en volgens de instructies van de Klant, op basis van een verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG). Voor informatie over die verwerking en om je rechten uit te oefenen, wend je je tot de Klant. Verzoeken die wij rechtstreeks ontvangen, sturen we door naar de Klant. De rest van deze verklaring gaat over de verwerkingen uit 2.1, tenzij anders vermeld.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

3.1 Klanten, prospecten, leveranciers en partners: naam, functie, organisatie, professionele contactgegevens (e-mail, telefoon, adres), communicatie met ons, gegevens over offertes, bestellingen en contracten, facturatie- en betaalgegevens, en interacties met onze e-mails en website (voor zover je daarvoor toestemming gaf).

3.2 Websitebezoekers: IP-adres (gemaskeerd: de laatste twee octetten worden verwijderd vóór opslag), geschatte locatie, type toestel, besturingssysteem en browser, taalvoorkeur, bezochte pagina's, surfgedrag, verwijzende URL's, en gegevens uit formulieren en chat. Meer informatie in onze Cookieverklaring.

3.3 Contactaanvragen: de gegevens die je ons zelf bezorgt, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie en de inhoud van je bericht.

3.4 Platformgebruikers (waarvoor Ziggu verwerkingsverantwoordelijke is): account- en inloggegevens, technische loggegevens (zoals IP-adres, tijdstip, toestel en foutmeldingen) en gebruiksgegevens over het gebruik van functies, voor beveiliging, fraudepreventie en productverbetering. Ondersteuning via de supportchat in het platform verwerken wij als verwerker in opdracht van de Klant (zie 2.2).

3.5 Sollicitanten: identificatie- en contactgegevens, cv, opleiding, diploma's en certificaten, taalkennis, loopbaan, portfolio, motivatiebrief, gespreksnotities, en foto's of video's die je zelf bezorgt.

4. Waarvoor en op welke rechtsgrond?

• Offertes, sluiten en uitvoeren van overeenkomsten met klanten en leveranciers, klantenbeheer, ondersteuning
  Rechtsgrond (art. 6 AVG): Uitvoering van een overeenkomst
• Facturatie, boekhouding, fiscale en andere wettelijke verplichtingen
  Rechtsgrond (art. 6 AVG): Wettelijke verplichting
• Beantwoorden van vragen en aanvragen via website, e-mail, chat of telefoon
  Rechtsgrond (art. 6 AVG): Gerechtvaardigd belang (je vraag behandelen) of precontractuele maatregelen
• B2B-prospectie via professionele contactgegevens (e-mail, telefoon, LinkedIn)
  Rechtsgrond (art. 6 AVG): Toestemming (B2B-prospectie per e-mail naar een persoonlijk professioneel adres)
  Gerechtvaardigd belang (overige B2B-prospectie waarbij persoonsgegevens worden verwerkt, zoals het bijhouden van contactgegevens, opzoekwerk en telefonisch contact:
• Nieuwsbrieven en marketingcommunicatie aan contactpersonen die zich inschreven
  Rechtsgrond (art. 6 AVG): Toestemming.
  Aan bestaande klanten over gelijkaardige diensten: gerechtvaardigd belang, met opt-out
• Analytische en marketingcookies
  Rechtsgrond (art. 6 AVG): Toestemming
• Strikt noodzakelijke cookies, beveiliging van website en platform, fraudepreventie
  Rechtsgrond (art. 6 AVG): Gerechtvaardigd belang (veiligheid, integriteit en beschikbaarheid)
• Verbetering en ontwikkeling van onze diensten op basis van geaggregeerde of gepseudonimiseerde gebruiksgegevens
  Rechtsgrond (art. 6 AVG): Gerechtvaardigd belang (productverbetering)
• Geautomatiseerde onboarding- en e-mailflows voor contactpersonen van Klanten (bv. tips op basis van rol of projectfase)
  Rechtsgrond (art. 6 AVG): Uitvoering van de overeenkomst met de Klant
• Foto's of getuigenissen op sociale media of onze website
  Rechtsgrond (art. 6 AVG): Toestemming
• Selectieprocedure voor een vacature
  Rechtsgrond (art. 6 AVG): Uitvoering van de overeenkomst; langere bewaring in een wervingsreserve alleen met toestemming

4.2 Wanneer wij ons op een gerechtvaardigd belang baseren, beperken we de verwerking tot wat strikt nodig is en houden we rekening met je redelijke verwachtingen. Je kan altijd bezwaar maken (zie sectie 11).

5. Hoe gaan wij om met AI?

5.1 Het platform bevat AI-functionaliteiten, bijvoorbeeld om berichten samen te vatten, teksten op te stellen of te vertalen, of antwoorden voor te stellen. Daarvoor gebruiken wij Google Cloud Vertex AI, verwerkt binnen de Europese Unie (Nederland). Voor inhoud in het platform gebeurt dit als verwerker in opdracht van de Klant.

5.2 Wij gebruiken jouw gegevens en de gegenereerde output niet om AI-modellen te trainen of te verfijnen, en werken alleen met modelaanbieders die dat evenmin doen.

5.3 We maken zichtbaar wanneer je met een AI-functionaliteit interageert of wanneer inhoud door AI werd gegenereerd. Een Klant kan de AI-functionaliteiten voor zijn omgeving laten uitschakelen.

6. Met wie delen wij jouw gegevens?

6.1 Wij verkopen geen persoonsgegevens. We delen ze alleen als dat nodig is voor de hieronder vermelde doeleinden of als de wet ons daartoe verplicht (bijvoorbeeld aan overheden, gerechtelijke instanties of onze boekhouder).

6.2 Subverwerkers voor het platform. De actuele lijst van subverwerkers die wij voor het platform inschakelen, met hun doel, locatie en doorgiftemechanisme, staat op ziggu.io/legal/sub-processors.

6.3 Verwerkers voor onze eigen verwerkingen. Voor de verwerkingen uit sectie 2.1 werken wij met dienstverleners in de volgende categorieën:

• hosting en beheer van de website
• CRM, marketingautomatisering en e-mail ;
• webanalyse en advertentieplatformen ;
• kantoorsoftware, communicatie en agendaplanning ;
• facturatie en boekhouding ;
• workflowautomatisering ;
• ondersteuning van onze Klanten en prospecten buiten het platform ; voor de supportchat in het platform treedt Intercom op als subverwerker (zie 6.2).

Met al deze verwerkers sluiten we een verwerkersovereenkomst. Ze mogen je gegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken. Voor sommige marketingcookies en social-mediafuncties treden LinkedIn en Meta (deels) op als afzonderlijke of gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke. Hun eigen privacybeleid is dan ook van toepassing.

7. Worden jouw gegevens buiten de EER verwerkt?

7.1 De gegevens van het platform worden gehost in de Europese Unie (Google Cloud, België). Een aantal dienstverleners is gevestigd in de Verenigde Staten of heeft daar toegang tot gegevens, bijvoorbeeld voor authenticatie, transactionele e-mail, foutopvolging, ondersteuning, CRM of webanalyse.

7.2 Bij zulke doorgifte zorgen wij voor passende waarborgen in de zin van de artikelen 44 tot 49 AVG: een certificering onder het EU-VS Data Privacy Framework (adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie van 10 juli 2023) en/of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, zo nodig met aanvullende maatregelen. Een kopie van de relevante waarborgen kan je opvragen via privacy@ziggu.io.

8. Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

8.1 Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen tegen ongeoorloofde toegang, onrechtmatige verwerking, verlies of vernietiging, waaronder:

• hosting in gecertificeerde datacenters van Google Cloud in de EU (o.a. ISO 27001);
• versleuteling, en wachtwoorden die worden gehasht (scrypt via Firebase Authentication);
• strikt beperkte toegang tot productiedata. Supporttoegang gebeurt alleen via tijdsbeperkte impersonatie, na uitdrukkelijke toestemming van de gebruiker;
• ontwikkeling uitsluitend op geanonimiseerde gegevens;
• tweestapsverificatie, versleutelde werkstations en een beleid voor gegevenslekken;
• regelmatige opleiding van medewerkers.

9. Geautomatiseerde besluitvorming

9.1 Wij nemen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen hebben of je anderszins in aanmerkelijke mate treffen (artikel 22 AVG). Ook de AI-functionaliteiten worden daar niet voor gebruikt.

9.2 Wel gebruiken wij geautomatiseerde processen om je ervaring te verbeteren, zoals onboardingflows die zich aanpassen aan je rol, type organisatie of projectfase, en e-mails die worden verstuurd op basis van activiteit. Die hebben geen rechtsgevolgen of vergelijkbare impact. Je kan je voor zulke e-mails altijd uitschrijven.

10. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

• Contractuele, boekhoudkundige en fiscale gegevens van klanten en leveranciers
  Bewaartermijn: 7 jaar na het einde van het boekjaar (wettelijke verplichting); contractgegevens tot het einde van de verjaringstermijn
• Contactgegevens van klanten en contactpersonen
  Bewaartermijn: Duur van de relatie + 3 jaar
• Prospectgegevens
  Bewaartermijn: Maximaal 2 jaar na het laatste betekenisvolle contact, of tot je bezwaar maakt
• Nieuwsbriefinschrijvingen
  Bewaartermijn: Tot je je uitschrijft
• Cookiegegevens
  Bewaartermijn: Zie de Cookieverklaring
• Platformgegevens (als verwerker)
  Bewaartermijn: Zolang de Klant een abonnement heeft, plus een eventuele periode van alleen-lezen toegang na het einde. Daarna verwijdering binnen 30 dagen, tenzij de Klant binnen die termijn om teruggave vraagt. Back-ups worden ongeveer 30 dagen bewaard.
• Technische logs en foutmeldingen
  Bewaartermijn: Maximaal 30 dagen tot 13 maanden, afhankelijk van het type log
• Sollicitaties
  Bewaartermijn: Tot 6 maanden na het einde van de selectieprocedure; met je toestemming maximaal 2 jaar in onze wervingsreserve

11. Welke rechten heb je?

11.1 Je hebt het recht op:

• inzage en kopie van je gegevens en informatie over de verwerking;
• verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens;
• wissing ("recht op vergetelheid"), tenzij we de gegevens moeten of mogen bewaren (bijvoorbeeld om een wettelijke verplichting na te komen of rechtsvorderingen te verdedigen);
• beperking van de verwerking, bijvoorbeeld zolang de juistheid van je gegevens wordt nagekeken;
• bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, om redenen die verband houden met je specifieke situatie. Tegen direct marketing kan je altijd bezwaar maken, zonder motivering;
• intrekking van je toestemming, op elk moment, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking daarvoor;
• overdraagbaarheid van de gegevens die je ons zelf bezorgde.

11.2 Voor gegevens in het platform (sectie 2.2) oefen je deze rechten uit bij de Klant. Veel gegevens kan je ook zelf inkijken, aanpassen of exporteren via het platform.

11.3 Je oefent je rechten kosteloos uit via privacy@ziggu.io. Wij kunnen je vragen je identiteit aan te tonen als we redelijke twijfel hebben. Stuur daarvoor nooit een volledige kopie van je identiteitskaart zonder die af te schermen. Wij antwoorden binnen één maand. Bij complexe of talrijke verzoeken kan die termijn met twee maanden worden verlengd; we laten je dat dan weten. Bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken kunnen we een redelijke vergoeding vragen of het verzoek weigeren.

11.4 Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit:

• België: Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, +32 (0)2 274 48 00, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be;
• Nederland: Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl;
• andere EER-landen: zie de website van het Europees Comité voor gegevensbescherming (edpb.europa.eu).

Je kan ook een vordering instellen bij de bevoegde rechtbank.

12. Contact

12.1 Voor vragen over deze Privacyverklaring of over de verwerking van je persoonsgegevens:

E-mail: privacy@ziggu.io

Post: Ziggu BV, Vlasgaardstraat 52, 9000 Gent, België

13. Wijzigingen

13.1 Wij kunnen deze Privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe diensten, dienstverleners of wetgeving. De datum bovenaan geeft de laatste wijziging aan. Bij belangrijke wijzigingen brengen we je daarvan actief op de hoogte, bijvoorbeeld via het platform of per e-mail.