Você é o gargalo do seu projeto de construção? Eis como o resolver

‍TL;DR:
Nos projectos de construção, os arquitectos e os gestores de projectos tornam-se muitas vezes, involuntariamente, pontos de estrangulamento, atrasando o progresso, aumentando os custos e causando frustração. As causas principais? Excesso de confiança no correio eletrónico, atrasos na comunicação e falta de fluxos de trabalho claros. Ferramentas como o Ziggu podem ajudar a centralizar a comunicação, estruturar os fluxos de decisão e garantir que todos os intervenientes têm acesso a informações relevantes sem ficarem sobrecarregados.

O problema: estrangulamentos que atrasam os projectos

Na construção, os atrasos não são apenas incómodos - podem levar a perdas financeiras significativas, retrabalho e relações tensas. Os arquitectos e gestores de projectos desempenham um papel central na coordenação da comunicação e das aprovações, mas esta responsabilidade pode rapidamente transformar-se numa obrigação.

Eis como surgem normalmente os estrangulamentos:

1. As caixas de correio eletrónico são silos
   Confiar no correio eletrónico para a comunicação fragmenta a informação do projeto. As actualizações importantes podem ficar enterradas e apenas as pessoas que recebem cópias dos e-mails estão informadas. O que acontece se alguém estiver fora do escritório ou se esquecer de reencaminhar uma mensagem crucial? Estes silos criam lacunas que perturbam os fluxos de trabalho. Karolien Verschueren, da BAU, partilhou a sua experiência:
   
   "Com uma equipa em crescimento e mais projectos, a utilização do correio eletrónico tornou-se insustentável. O Ziggu trouxe estrutura e ajudou-nos a trabalhar de forma mais eficiente, sem erros ou perda de informação."
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2. Orçamentos e aprovações atrasados
   Um exemplo típico: Um cliente solicita alterações na disposição da sua casa de banho. Para tal, é necessário notificar o showroom para preparar um novo orçamento. O orçamento tem de ser aprovado pelo cliente, o arquiteto tem de atualizar os planos e o empreiteiro precisa das alterações antes de começar o trabalho. Se este processo não for bem coordenado, pode resultar na construção da versão errada, causando retrabalho e custos adicionais. Judith Wauman, da Bauwsteen, destaca os riscos:
   
   "Na construção, são enviadas centenas de e-mails. O risco é que só reencaminho os orçamentos meses mais tarde e, nessa altura, alguns trabalhos já estão concluídos, o que leva a retrabalho, custos adicionais e perda de tempo."
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3. ‍Faltade visibilidade e responsabilidade
   Sem um sistema centralizado, é difícil saber quem é responsável pelo quê. Perguntas como "Quem é o responsável por esta atualização?" ou "Isto já foi aprovado?" criam atrasos desnecessários. As equipas precisam de um sistema que forneça visibilidade em tempo real sem sobrecarregar todos com notificações irrelevantes.
   
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A solução: Como quebrar o gargalo

Para enfrentar estes desafios é necessária uma combinação de melhores ferramentas e processos mais inteligentes. Eis como o Ziggu ajuda os arquitectos e gestores de projectos a ultrapassar os estrangulamentos:

1. Centralizar a comunicação e os dados

Ziggu elimina silos centralizando toda a comunicação e dados do projeto. Quer se trate de um pedido de alterações, orçamentos ou actualizações de planos, todos os envolvidos têm acesso às informações mais recentes numa única plataforma.

"Ziggu trouxe estrutura e nos ajudou a trabalhar com mais eficiência, sem erros ou perda de informações." - Karolien Verschueren, Chefe de Atendimento ao Cliente da BAU
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2. Estruturar os fluxos de decisão e aprovação

Veja-se o exemplo da disposição da casa de banho: Com o Ziggu, o processo é simplificado. O cliente solicita uma alteração e o showroom é imediatamente notificado para preparar um novo orçamento. Esse orçamento é automaticamente enviado ao cliente para aprovação e, uma vez aprovado, o arquiteto é notificado para atualizar os planos. Estas actualizações são imediatamente partilhadas com o empreiteiro, assegurando que as alterações são implementadas antes do início dos trabalhos. Este fluxo estruturado evita erros e atrasos dispendiosos.

"Com o Ziggu, podemos compartilhar e acompanhar as cotações diretamente, reduzindo significativamente os atrasos que costumavam causar problemas no passado." - Judith Wauman, proprietária da Bauwsteen
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3. Melhore a visibilidade sem sobrecarregar as notificações

A plataforma da Ziggu garante que os membros da equipa só vêem o que é relevante para eles. Por exemplo, os empreiteiros não serão inundados com revisões de design até que a versão final seja aprovada. Ao mesmo tempo, os gestores de projeto podem acompanhar o progresso de todas as tarefas, assegurando que nada fica por fazer.
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4. Automatizar tarefas repetitivas

Desde o envio de lembretes até ao acompanhamento de aprovações, o Ziggu automatiza as tarefas administrativas, libertando tempo para trabalho de maior prioridade. As notificações e as actualizações de tarefas são registadas automaticamente, para que ninguém tenha de vasculhar os tópicos de correio eletrónico para saber o que se segue.
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Porque é que o Ziggu funciona

Ziggu não é apenas uma ferramenta; é uma solução construída para os desafios únicos da construção. Ao fornecer uma plataforma centralizada para comunicação, partilha de documentos e gestão de tarefas, o Ziggu ajuda arquitectos e gestores de projectos:

• Evite atrasos causados por e-mails perdidos e processos manuais.
• Poupe dinheiro ao eliminar o retrabalho e as alterações tardias.
• Criar confiança com clientes e empreiteiros através da transparência e da comunicação atempada.
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Conclusão: Deixar de ser o gargalo

Como arquiteto ou gestor de projectos, o seu papel é fundamental para o sucesso de um projeto - mas não tem de ser uma fonte de atrasos e ineficiências. O Ziggu permite às equipas comunicar claramente, gerir eficientemente as aprovações e evitar erros dispendiosos. Ao centralizar as informações e estruturar os fluxos de trabalho, o Ziggu garante que cada parte interessada tenha o que precisa, quando precisa.

Não deixe que silos e atrasos o atrasem. Pronto para ver como o Ziggu pode transformar os seus fluxos de trabalho? Vamos conversar.

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