O que é que pode fazer para aumentar a sua produtividade e investir a maior parte do seu tempo em coisas que interessam? Neste blogue, damos-lhe algumas ideias.
Conhece aquela sensação de acordar, rever todas as suas tarefas do dia e perceber que não tem tempo suficiente para fazer tudo? Perde-se em diferentes folhas de Excel à procura da fórmula certa ou procura aquele documento escondido entre todo o tráfego de correio eletrónico?
Desde o acompanhamento e seguimento dos compradores de casas, a celebração de acordos com diferentes fornecedores e a manutenção de um registo da situação financeira de todos. Tem muitas tarefas diferentes para fazer malabarismos e concluir todos os dias. Quer mesmo gastar as suas preciosas horas de trabalho numa folha de cálculo?
Mas o que é que pode fazer para aumentar a sua produtividade e investir a maior parte do seu tempo em coisas que interessam? Neste blogue, damos-lhe algumas ideias.
Há muitas tarefas repetitivas que ocupam muito tempo e se tornam aborrecidas ao fim de algum tempo. Mas essas tarefas são perfeitas para serem automatizadas. Pense, por exemplo, em: partilhar os mesmos documentos vezes sem conta, lembrar os clientes dos prazos ou responder às mesmas perguntas.
Automatizar tarefas dá-lhe mais tempo para se concentrar nas tarefas mais importantes e urgentes. E, acima de tudo, é um vencedor para reduzir o stress!
Ao analisar atentamente as suas tarefas, verá que há muitas tarefas que podem ser delegadas a outros membros da equipa. Talvez haja outros membros da equipa mais aptos para essa tarefa do que você. Com o Ziggu, pode ligar-se aos seus colegas, ser transparente nas suas tarefas e pedir ajuda quando necessário. Ao externalizar tarefas, terá mais tempo para se concentrar noutros projectos.
Já todos passámos por isso. A tentar trabalhar num projeto, enquanto o seu telemóvel lhe envia notificações a cada poucos minutos e está ansioso por ver de que se trata a mensagem. É o seu amigo que lhe pergunta se está livre este fim de semana. Ou é um cliente com uma pergunta e você quer imediatamente verificar o problema e responder. Esquece-se do que estava a fazer e começa a trabalhar na tarefa seguinte.
Mas calma aí, porque o multitasking não está a funcionar! Reduz a sua produtividade em 40%. Em vez disso, tente agendar diferentes blocos de concentração no seu calendário, onde pode dar 100% de atenção a essa tarefa ou projeto. E inclua algumas pausas programadas para relaxar e verificar as suas notificações ;-).
Todos os dias nos surpreendemos com a rapidez com que o tempo voa. Para onde é que ele foi? Como o tempo voa mais depressa do que uma nave espacial da Guerra das Estrelas, é importante saber como gastou o seu tempo e quais as tarefas em que se empenhou mais.
Quando souber exatamente onde gasta o seu tempo, torna-se muito mais fácil detetar ineficiências no seu dia. Isto irá ajudá-lo a aperfeiçoar o planeamento diário do tempo que implementou na etapa anterior. Posteriormente, pode criar objectivos adicionais para gerir melhor o seu tempo, evitar a procrastinação e criar algum descanso adicional para dar uma pausa ao seu cérebro.
