De uitdagingen van de customer care manager in een snel digitaliserende bouwsector

Hoe vermijd je een overvloed aan verschillende tools, chaos en overhead?

Het is geen geheim: sinds het begin van de COVID-19-crisis zijn de vastgoed- en bouwsector aanzienlijk sneller gedigitaliseerd dan ooit tevoren. Iedereen heeft geproefd van de mogelijkheden die technologie ons dagelijks werk kan bieden en het is geen geheim dat digitalisering niet meer weg te denken is.

Maar hoe neem je de juiste beslissingen als customer care manager? Hoe voorkom je een overvloed aan verschillende tools, chaos en overhead?

In deze blog zoomen we in op een aantal van deze uitdagingen en hoe je ze kunt omzetten in kansen

Bemiddelaar tussen alle partijen

De customer care manager is de contactpersoon voor alle communicatie. Hij communiceert met de huizenkoper, volgt bouwwijzigingen op, werkt samen met de verkopers, aannemers en leveranciers. Dit alles terwijl hij de positieve relaties tussen de verschillende partijen onderhoudt en het overzicht houdt over alle correspondentie. Onnodig te zeggen dat de customer care manager overal is.

Van begin tot eind helpt de customer care manager de huizenkoper door alle fasen van het koop- en bouwproces. Na de ondertekening van het contract staat de customer care manager aan de zijlijn. Hij houdt het overzicht en staat klaar om te helpen wanneer dat nodig is. Van het kiezen van de keuken van hun dromen tot het overhandigen van de sleutels begeleiden ze de huizenkopers bij elke stap.

Dit brengt verschillende uitdagingen met zich mee en stelt hoge eisen:

• Een overzicht houden van alle informatie die in omloop is: wat is er besproken tussen verschillende leveranciers en wat willen de huizenkopers;
• Overzicht houden over alle verschillende communicatiemiddelen die worden gebruikt. Wie gebruikt welk soort communicatiemiddel en wat kan ik doen om hier efficiënt mee om te gaan? ;
• Zorg voor tijdige en proactieve communicatie. Help de verschillende partijen voordat er een probleem ontstaat. Geef informatie voordat de huizenkopers erom vragen.

Alle circulerende informatie bijhouden

Een huis of project bouwen doe je niet in een paar dagen of weken. Er is veel voorbereiding voor nodig. Er worden verschillende voorstellen gedaan, plannen gemaakt, overeenkomsten en contracten moeten worden beheerd en ondertekend. Dit vereist veel verschillende documentatie. Documentatie die vandaag op verschillende plaatsen verzameld is en moeilijk terug te vinden.

Het is de taak van de customer care manager om alle informatie te beheren, wijzigingen bij te houden en de juiste informatie te leveren. Hoe voorkom je dat je verschillende uren per week kwijt bent aan het zoeken naar de juiste documenten? Hoe vind je dat ene document waar de huizenkoper naar verlangt maar niet kan vinden? En bovenal, hoe voorkom je miscommunicatie en het maken van cruciale fouten? Een georganiseerd platform helpt je om alle informatie te centraliseren en fouten te voorkomen.

Voldoen aan de veranderende verwachtingen van huizenkopers

Daarnaast eisen huizenkopers tegenwoordig meer dan in de begindagen van de vastgoedontwikkeling en zijn de eisen strenger dan vroeger. Huizenkopers willen nieuws en informatie ontvangen tijdens het proces. Ze willen een klantgerichte relatie met de vastgoedbeheerder en willen bijdragen aan hun droomhuis.

Ze willen hun eigen beslissingen kunnen nemen en hun huis aanpassen aan hun behoeften en wensen. Ze willen proactief op de hoogte worden gehouden van het bouwproces en de beste begeleiding krijgen van de woningbeheerder. Het hoeft geen betoog dat huizenkopers de VOLLEDIGE ervaring willen bij het kopen van hun droomhuis.

Oplossing: één gecentraliseerd platform

Om alle informatie bij te houden en aan de hogere verwachtingen van huizenkopers te voldoen, is het gebruik van een goed klantenplatform de beste manier.

Een klantenplatform geeft je de mogelijkheid om uit te blinken in je projectmanagement en communicatievaardigheden. Daarnaast geeft het je de mogelijkheid om je interpersoonlijke vaardigheden verder te ontwikkelen. En niet te vergeten, het maakt het makkelijk om nieuws en updates op één platform te delen, waardoor je minder tijd kwijt bent aan het beantwoorden van alle binnenkomende telefoontjes/vragen.

Het maakt het mogelijk om al je to-do's bij te houden en zelfs repetitieve taken te automatiseren. Dit bespaart je niet alleen tijd, maar geeft je ook de mogelijkheid om de bespaarde tijd te investeren in andere cycli van klantenservice.

Je kunt al je documentatie en informatie op één platform centraliseren, waardoor je minder tijd kwijt bent aan het zoeken naar de juiste documentatie. Daarnaast voorkom je miscommunicatie en fouten die veel tijd kunnen kosten om te herstellen. En bovenal wordt het mogelijk om te anticiperen op problemen en wensen en om de verwachtingen van de huizenkopers te overtreffen.

Wilt u meer informatie? Aarzel niet om contact met ons op te nemen of vraag een gratis demo aan.

‍