Het managen van grootschalige projecten is een uitdaging voor elke projectontwikkelaar, of je nu een team van 3 of van 20 mensen hebt, maar vooral voor kleine ontwikkelaars. We zullen drie manieren onderzoeken waarop je het meeste uit je beperkte tijd kunt halen en hoe Ziggu je kan helpen om je nieuwe woonprojecten beter te beheren.
Het managen van grootschalige projecten is een uitdaging voor elke projectontwikkelaar, of je nu een team van 3 of van 20 mensen hebt, maar vooral voor kleine ontwikkelaars. We zullen drie manieren onderzoeken waarop je het meeste uit je beperkte tijd kunt halen en hoe Ziggu je kan helpen om je nieuwe woonprojecten beter te beheren.
Een goede manier om te weten wat je aandacht nodig heeft, is door alle nieuwe meldingen te bekijken die je hebt ontvangen. Een lange lijst met meldingen kan echter een ontmoedigende taak zijn om aan te beginnen, net als die todo-lijst die maar blijft groeien.... Je kent ze wel 😉 ).
De lijst met meldingen doorlopen van het nieuwste naar het oudste is niet de snelste manier om ze af te werken als je meerdere projecten beheert.
Voortdurend schakelen tussen verschillende contexten en verschillende taken legt een grote druk op onze aandacht. Door je gewoon op 1 project tegelijk te concentreren, kun je al efficiënter werken. De 'project'-filter in de zijbalk met meldingen helpt je hierbij.
Maar er zijn meer manieren om je meldingenlijst te verfijnen. Om echt te weten hoeveel werk je nog hebt, is er ook de 'alleen ongelezen'-filter voor je meldingen. Je kunt je taken afhandelen en je todo-lijst in realtime zien slinken, en wat is er nu bevredigender dan dat? (misschien donuts? Maar eerlijk gezegd zijn Ziggu Snacks nog ver weg)
Als je filtert op een project, kun je ook filteren op een bepaalde eenheid, voor het geval je... zeer "productieve" gebruikers van je platform hebt. Tot slot kun je filteren op specifieke beslissingen van een project. Dit zal je zeker helpen als de deadlines voor beslissingen naderen.
Veel nieuwe woonprojecten die tegenwoordig worden ontwikkeld, bieden de klant een hoge mate van aanpasbaarheid. In landen zoals België wordt dit zelfs verwacht door huizenkopers! Dit maakt grote projecten natuurlijk veel moeilijker te beheren. Elke optie die je de huizenkoper biedt, betekent weer een voorstel om te schrijven en meer dingen om af te vinken bij leveranciers. Wat een nachtmerrie!
Veel van de opties die je aanbiedt kunnen worden gestandaardiseerd. Met voorstel-sjablonen hoef je maar één keer voorstellen te maken voor je standaardopties. Vanuit deze sjabloon kun je later eenvoudig nieuwe voorstellen maken voor andere eenheden. Als je een voorstel moet wijzigen, bewerk je gewoon de sjabloon en worden alle voorstellen die ervan zijn afgeleid bijgewerkt.
Deze voorstellen in bulk aanmaken is al een enorme tijdsbesparing, maar het neemt geen flexibiliteit weg mocht je die nodig hebben. Je kunt de voorstellen die je vanuit een sjabloon hebt gemaakt nog steeds aanpassen als de situatie daarom vraagt. Houd er wel rekening mee dat als je de sjabloon loslaat, het voorstel niet wordt bijgewerkt met toekomstige wijzigingen in de sjabloon.
Slechte communicatie is een van de dingen die uw goed geoliede machine van Awesome Customer Care in de war kunnen sturen. Naarmate je team groeit, wordt het moeilijker om te weten wie wat doet. Er is niets erger dan beginnen aan een grote nieuwe taak om er later achter te komen dat je collega aan precies hetzelfde heeft gewerkt. Iedereen op de hoogte houden van wat je aan het doen bent is niet de meest schaalbare oplossing. Inchecken aan het begin of het einde van elke dag kan werken, maar hoe zit het met nieuwe problemen die gedurende de dag opduiken? Gewoon door het hele kantoor roepen of de chaotische groepschat omarmen?
Onze oplossing is om te laten zien in plaats van te vertellen. Bij veel functies op het Ziggu platform kun je iemand aanwijzen die verantwoordelijk is voor het voltooien ervan. Neem bijvoorbeeld 'Conversaties': als een klant een nieuwe conversatie start, word jij aangewezen als de 'verantwoordelijke' wanneer je reageert op het bericht, zodat je team weet dat je het hebt afgehandeld. Of als je om beurten inkomende berichten behandelt, kun je ook handmatig iemand aan een gesprek toewijzen. Het bijkomende voordeel hiervan is dat je gesprekken effectiever kunt filteren: alleen je eigen gesprekken worden getoond, gesprekken waar je nog niet op hebt gereageerd, etc..
Andere functionaliteiten met een 'verantwoordelijke' zijn 'Taken', waarmee je werk kunt organiseren als een meer traditionele todo-lijst, of 'Beslissingen'. Onze nieuwste functie met 'verantwoordelijken' is 'Nazorg', waarbij de verantwoordelijkheid voor het oplossen van problemen na oplevering bij iemand van je team of een van je partners (leveranciers, aannemers etc.) kan liggen.
Wil je het verhaal horen van een van onze klanten? Lees hier het verhaal van DCA en leer hoe Mieke twee keer zoveel wooneenheden beheert als voorheen in haar eentje (+- 170).
