Ben jij de bottleneck in je bouwproject? Zo los je het op

‍TL;DR:
In bouwprojecten worden architecten en projectmanagers vaak onbedoeld knelpunten, die de voortgang vertragen, de kosten verhogen en frustratie veroorzaken. De hoofdoorzaken? Te veel vertrouwen op e-mail, vertraagde communicatie en gebrek aan duidelijke workflows. Tools zoals Ziggu kunnen helpen om communicatie te centraliseren, beslissingsstromen te structureren en ervoor te zorgen dat alle belanghebbenden toegang hebben tot relevante informatie zonder overweldigd te worden.

Het probleem: knelpunten die projecten vertragen

In de bouw zijn vertragingen niet alleen maar ongemakken - ze kunnen leiden tot aanzienlijke financiële verliezen, meerwerk en gespannen relaties. Architecten en projectmanagers spelen een centrale rol in het coördineren van communicatie en goedkeuringen, maar deze verantwoordelijkheid kan snel omslaan in een aansprakelijkheid.

Dit is hoe knelpunten meestal ontstaan:

1. Inboxen van e-mails zijn silo's
   Vertrouwen op e-mail voor communicatie versnippert projectinformatie. Belangrijke updates kunnen ondergesneeuwd raken en alleen degenen die gekopieerd zijn op e-mails zijn op de hoogte. Wat gebeurt er als iemand niet op kantoor is of vergeet een cruciaal bericht door te sturen? Deze silo's creëren hiaten die workflows verstoren. Karolien Verschueren van BAU deelde haar ervaring:
   
   "Met een groeiend team en meer projecten werd het gebruik van e-mail onhoudbaar. Ziggu bracht structuur en hielp ons efficiënter te werken, zonder fouten of verloren informatie."
   ‍
2. Vertraagde offertes en goedkeuringen
   Een typisch voorbeeld: Een klant vraagt om wijzigingen in de indeling van zijn badkamer. De showroom moet hiervan op de hoogte worden gebracht om een nieuwe offerte op te stellen. De offerte moet worden goedgekeurd door de klant, de architect moet de plannen bijwerken en de aannemer moet de wijzigingen hebben voordat het werk begint. Als dit proces niet goed wordt gecoördineerd, kan het ertoe leiden dat de verkeerde versie wordt gebouwd, met als gevolg herwerk en extra kosten. Judith Wauman van Bauwsteen benadrukt de risico's:
   
   "In de bouw worden honderden e-mails verstuurd. Het risico is dat ik offertes pas maanden later doorstuur, en tegen die tijd zijn bepaalde klussen al voltooid, wat leidt tot herwerk, extra kosten en tijdverlies."
   ‍
3. Gebrekaan zichtbaarheid en verantwoordelijkheid
   Zonder een gecentraliseerd systeem is het moeilijk om bij te houden wie waarvoor verantwoordelijk is. Vragen als "Wie heeft de leiding over deze update?" of "Was dit al goedgekeurd?" zorgen voor onnodige vertragingen. Teams hebben een systeem nodig dat real-time zichtbaarheid biedt zonder iedereen te overladen met irrelevante meldingen.
   
   ‍

De oplossing: Hoe de bottleneck te doorbreken

Om deze uitdagingen aan te gaan is een combinatie van betere tools en slimmere processen nodig. Ziggu helpt architecten en projectmanagers om knelpunten te overwinnen:

1. Communicatie en gegevens centraliseren

Ziggu elimineert silo's door alle communicatie en projectgegevens te centraliseren. Of het nu gaat om een aanvraag voor wijzigingen, offertes of plan updates, alle betrokkenen hebben toegang tot de laatste informatie in één platform.

"Ziggu bracht structuur en hielp ons efficiënter te werken, zonder fouten of verloren informatie." - Karolien Verschueren, Hoofd Customer Care bij BAU
‍

2. Structuur beslissings- en goedkeuringsstromen

Neem bijvoorbeeld de badkamerindeling: Met Ziggu is het proces gestroomlijnd. De klant vraagt een wijziging aan en de showroom wordt onmiddellijk verwittigd om een nieuwe offerte op te stellen. Die offerte wordt automatisch ter goedkeuring naar de klant gestuurd en na goedkeuring wordt de architect op de hoogte gebracht om de plannen bij te werken. Deze updates worden onmiddellijk gedeeld met de aannemer, zodat de wijzigingen worden doorgevoerd voordat het werk begint. Deze gestructureerde stroom voorkomt kostbare fouten en vertragingen.

"Met Ziggu kunnen we direct offertes delen en opvolgen, waardoor vertragingen die in het verleden problemen opleverden aanzienlijk worden verminderd." - Judith Wauman, Eigenaar bij Bauwsteen
‍

3. Verbeter de zichtbaarheid zonder overweldigende meldingen

Ziggu's platform zorgt ervoor dat teamleden alleen zien wat voor hen relevant is. Aannemers worden bijvoorbeeld niet overspoeld met ontwerprevisies totdat de definitieve versie is goedgekeurd. Tegelijkertijd kunnen projectmanagers de voortgang van alle taken volgen, zodat er niets tussen wal en schip valt.
‍

4. Repetitieve taken automatiseren

Van het versturen van herinneringen tot het bijhouden van goedkeuringen, Ziggu automatiseert administratieve taken, waardoor er tijd vrijkomt voor werk met een hogere prioriteit. Meldingen en taakupdates worden automatisch bijgehouden, zodat niemand in e-mail threads hoeft te spitten om uit te vinden wat de volgende stap is.
‍

Waarom Ziggu werkt

Ziggu is niet zomaar een tool; het is een oplossing gebouwd voor de unieke uitdagingen van de bouw. Door een gecentraliseerd platform te bieden voor communicatie, het delen van documenten en taakbeheer, helpt Ziggu architecten en projectmanagers:

• Voorkom vertragingen door verloren e-mails en handmatige processen.
• Bespaar geld door herbewerking en wijzigingen in een laat stadium te elimineren.
• Vertrouwen opbouwen bij klanten en aannemers door transparantie en tijdige communicatie.
  ‍

Conclusie: Stop met de bottleneck te zijn

Als architect of projectmanager is jouw rol cruciaal voor het succes van een project, maar het hoeft geen bron van vertragingen en inefficiëntie te zijn. Ziggu stelt teams in staat om duidelijk te communiceren, goedkeuringen efficiënt te beheren en kostbare fouten te voorkomen. Door informatie te centraliseren en workflows te structureren, zorgt Ziggu ervoor dat elke stakeholder heeft wat hij nodig heeft, wanneer hij het nodig heeft.

Laat je niet vertragen door silo's en vertragingen. Klaar om te zien hoe Ziggu jouw workflows kan transformeren? Laten we eens praten.

‍