Ben jij de bottleneck in je bouwproject? Hier leest u hoe u dit kunt oplossen

Samenvatting:
In bouwprojecten worden architecten en projectmanagers vaak onbedoeld knelpunten, waardoor de voortgang wordt vertraagd, de kosten stijgen en frustratie ontstaat. De hoofdoorzaken? Te veel vertrouwen op e-mail, vertraagde communicatie en gebrek aan duidelijke workflows. Tools zoals Ziggu kunnen helpen de communicatie te centraliseren, besluitvormingsstromen te structureren en ervoor te zorgen dat alle belanghebbenden toegang hebben tot relevante informatie zonder overweldigd te worden.
‍

Het probleem: 'bottlenecks' die projecten vertragen

In de bouw zijn vertragingen niet alleen ongemakken, ze kunnen leiden tot aanzienlijke financiële verliezen, herbewerking en gespannen relaties. Architecten en projectmanagers spelen een centrale rol bij de coördinatie van communicatie en goedkeuringen, maar deze verantwoordelijkheid kan snel omslaan in een aansprakelijkheid.

Dit is hoe knelpunten doorgaans ontstaan:

1. E-mailinboxen zijn silo's
   Vertrouwend op e-mail voor communicatiefragmenten projectinformatie. Belangrijke updates kunnen worden vergeten en alleen de updates die in e-mails zijn gekopieerd, worden op de hoogte gehouden. Wat gebeurt er als iemand niet op kantoor is of vergeet een cruciaal bericht door te sturen? Deze silo's creëren hiaten die de workflows verstoren. Karolien Verschueren van BAU deelde haar ervaring:
   
   "Met een groeiend team en meer projecten werd het gebruik van e-mail onhoudbaar. Ziggu bracht structuur en hielp ons efficiënter te werken, zonder fouten of verloren informatie.”
   ‍
2. Uitgestelde offertes en goedkeuringen
   Een typisch voorbeeld: een klant vraagt om wijzigingen in de indeling van de badkamer. Dit vereist dat de showroom op de hoogte wordt gebracht om een nieuwe offerte op te stellen. De offerte moet worden goedgekeurd door de klant, de architect moet de plannen bijwerken en de aannemer heeft de wijzigingen nodig voordat de werkzaamheden beginnen. Als dit proces niet goed wordt gecoördineerd, kan dit ertoe leiden dat de verkeerde versie wordt gebouwd, wat herbewerking en extra kosten met zich meebrengt. Judith Wauman van Bauwsteen benadrukt de risico's:
   
   "In de bouw worden honderden e-mails verstuurd. Het risico is dat ik offertes pas maanden later doorstuur, en dan zijn bepaalde taken al voltooid, wat leidt tot herbewerking, extra kosten en tijdverspilling.”
   ‍
3. ‍Gebrek aan zichtbaarheid en verantwoording
   Zonder een gecentraliseerd systeem is het moeilijk om bij te houden wie waarvoor verantwoordelijk is. Vragen zoals "Wie is verantwoordelijk voor deze update?” of " Was dit al goedgekeurd?" onnodige vertragingen creëren. Teams hebben een systeem nodig dat realtime inzicht biedt zonder iedereen te overladen met irrelevante meldingen.
   
   ‍

De oplossing: hoe het knelpunt te doorbreken

Om deze uitdagingen aan te pakken is een combinatie van betere tools en slimmere processen nodig. Zo helpt Ziggu architecten en projectmanagers om knelpunten te overwinnen:

1. Centraliseer communicatie en gegevens

Ziggu elimineert silo's door alle communicatie- en projectgegevens te centraliseren. Of het nu gaat om een aanvraag voor wijzigingen, offertes of abonnementsupdates, alle betrokkenen hebben toegang tot de laatste informatie op één platform.

"Ziggu bracht structuur en hielp ons efficiënter te werken, zonder fouten of verloren informatie.” — Karolien Verschueren, hoofd klantenservice bij BAU
‍

2. Structuur, besluitvormings- en goedkeuringsstromen

Neem het voorbeeld van de indeling van de badkamer: met Ziggu is het proces gestroomlijnd. De klant vraagt om een wijziging en de showroom wordt onmiddellijk op de hoogte gebracht om een nieuwe offerte op te stellen. Die offerte wordt automatisch ter goedkeuring naar de klant gestuurd en na goedkeuring wordt de architect op de hoogte gebracht om de plannen bij te werken. Deze updates worden onmiddellijk gedeeld met de aannemer, zodat de wijzigingen worden doorgevoerd voordat de werkzaamheden beginnen. Deze gestructureerde flow voorkomt kostbare fouten en vertragingen.

"Met Ziggu kunnen we offertes rechtstreeks delen en opvolgen, waardoor vertragingen die vroeger problemen veroorzaakten aanzienlijk worden verminderd.” — Judith Wauman, eigenaar van Bauwsteen
‍

3. Verbeter de zichtbaarheid zonder overweldigende meldingen

Het Ziggu-platform zorgt ervoor dat teamleden alleen zien wat voor hen relevant is. Aannemers worden bijvoorbeeld niet overspoeld met ontwerpherzieningen totdat de definitieve versie is goedgekeurd. Tegelijkertijd kunnen projectmanagers de voortgang van alle taken volgen, zodat niets door de kieren valt.
‍

4. Repetitieve taken automatiseren

Van het verzenden van herinneringen tot het bijhouden van goedkeuringen, Ziggu automatiseert administratieve taken, waardoor er tijd vrijkomt voor werk met een hogere prioriteit. Meldingen en taakupdates worden automatisch geregistreerd, zodat niemand e-maildiscussies hoeft te doorzoeken om erachter te komen wat de volgende stap is.
‍

Waarom Ziggu werkt

Ziggu is niet alleen een hulpmiddel; het is een oplossing die is ontwikkeld voor de unieke uitdagingen van de bouw. Door een gecentraliseerd platform te bieden voor communicatie, het delen van documenten en taakbeheer, helpt Ziggu architecten en projectmanagers om:

• Voorkom vertragingen als gevolg van verloren e-mails en handmatige processen.
• Bespaar geld door herbewerking en wijzigingen in een laat stadium te vermijden.
• Bouw vertrouwen op bij klanten en aannemers door transparantie en tijdige communicatie.
  ‍

Conclusie: wees niet langer het knelpunt

Als architect of projectmanager is jouw rol cruciaal voor het succes van een project, maar dat hoeft geen bron van vertragingen en inefficiënties te zijn. Ziggu stelt teams in staat om duidelijk te communiceren, goedkeuringen efficiënt te beheren en kostbare fouten te vermijden. Door informatie te centraliseren en workflows te structureren, zorgt Ziggu ervoor dat elke stakeholder heeft wat hij nodig heeft, wanneer hij het nodig heeft.

Laat je niet afremmen door silo's en vertragingen. Klaar om te zien hoe Ziggu je workflows kan transformeren? Laten we eens praten.

‍