Projectontwikkelaar Volus zet met klantenportaal de klanttevredenheid centraal

Voor Volus is bouwen routine, voor de koper is het uniek. Ontdek hoe zij met een klantenportaal de klantreis centraal stellen in elk vastgoedproject. Lees het verhaal.

Voor projectontwikkelaar Volus maken bouwprojecten deel uit van het dagelijks leven. Het is routine. Voor de huizenkoper is het allesbehalve dat. Volus begrijpt dit heel goed. Daarom legt de ontwikkelaar veel nadruk op klantenservice. "Klanten moeten een volledig traject volgen vanaf het moment van aankoop tot het moment van levering. Het moet leuk voor ze zijn, een echte ervaring”, zegt Volus-directeur Ken Alleweireldt. „"Ziggu helpt ons precies dat te creëren. Dankzij hun klantenportaal oplossing specifiek ontwikkeld voor vastgoedprojecten en projectontwikkelaars kunnen nu onze communicatie met alle betrokkenen stroomlijnen en onze projecten vlotter uitvoeren.”

Klanttevredenhieid voorop

Klanttevredenheid staat centraal bij alles wat Volus doet. Daarom werkt het bedrijf zij aan zij met aannemer Van Tornhaut. Van Tornhaut maakt net als Volus deel uit van VT-Invest Group.

"Nog voordat we de bouwvergunning indienen, komen onze teams samen om ervoor te zorgen dat alles — van prijs tot constructie — vlekkeloos verloopt. Hoe eerder we de aannemer erbij betrekken, hoe beter”, zegt Ken uit ervaring. "We waarderen onze nauwe samenwerking enorm, omdat Volus zo het bouwproces gemakkelijker kan volgen. We willen het best mogelijke resultaat behalen en de kwaliteit hoog houden, en voor ons is samenwerken met onze eigen aannemer de juiste keuze. Allemaal met de bedoeling de klant blij en tevreden te maken met zijn aankoop.”

‍

Je klanten betrokken houden dankzij een klantenportaal

Prachtige architectuur, een prachtige locatie en een prachtige klantreis: dit is de trifecta van elk bouwproject van Volus. "Wij zorgen voor de eerste twee elementen”, zegt Ken. "Maar voor dat laatste zijn we blij om met Ziggu samen te werken. Onze klantenservice was nooit slecht, maar het bijhouden van elke beslissing die huizenkopers namen, was een moeilijke taak voor onze klantadviseurs. We hadden onze eigen manier van werken in een Excelsheet gevonden, maar eerlijk gezegd verliep die niet zo soepel.”

Elisabeth Ingelaere en Lise Vanwalleghem waren het daar helemaal mee eens. De eerste werkt voor Volus, de laatste voor Van Tornhaut. Maar ze zorgen allebei voor de klanten. "Ik miste de juiste tools om de praktische kant van elk project aan te pakken”, zegt Elisabeth. "Elk aanbod, elk gesprek met klanten en onderaannemers verloopt nu via Ziggu, en dat verhoogt onze efficiëntie. Er is minder e-mail chaos en gewoon meer transparantie en heldere communicatie voor alle partijen.”

Maar de klantadviseur voegt nog een belangrijk punt toe: "We kunnen de huizenkoper nu veel beter dan ooit betrekken bij het daadwerkelijke reilen en zeilen op de bouwplaats. In het verleden wisten klanten niet veel over de stand van zaken. Nu plaats ik elke twee weken foto's en updates op Ziggu's platform. Mensen zeggen dat ze dat echt leuk vinden. We gaan ons nog meer op dit aspect concentreren. We hebben nog andere verhalen klaar — zoals een interview met onze architect of een van onze bouwvakkers — die we binnenkort op het platform zullen publiceren. Zo houden we mensen betrokken bij het verhaal van het project.”

„"Die kleuren die de status van een beslissing aangeven, helpen klanten om hun beslissing sneller te nemen”

Kevin Cosijn
Projectleider bij Van Tornhaut

‍

Soepel zeilen doorheen elk vastgoedproject

Een handig hulpmiddel om van begin tot eind te gebruiken, zoals Lise het zegt. Niet alleen om klanten te betrekken, maar ook om interne processen te organiseren. "We kunnen nu alles succesvol opvolgen. We hebben een goed overzicht van elke beslissing die huizenkopers moeten nemen en hoe ver ze zijn in dit besluitvormingsproces. De kleur groen vertelt ons bijvoorbeeld dat de klant een voorstel heeft goedgekeurd voor bijvoorbeeld de keuken. Geel betekent dat de onderaannemer een voorstel heeft geüpload, maar dat de klant nog geen beslissing heeft genomen. We hebben een beeld van de stand van zaken, waardoor we snel kunnen zien wanneer een klant een deadline dreigt te missen om een beslissing te nemen. Dat is een kans voor ons als klantadviseurs om mensen te bereiken en hen te begeleiden bij de besluitvorming.”

Kevin Cosijn, projectleider bij Van Tornhaut, heeft gemerkt dat het kleurrijke overzicht erg gunstig is voor het totale project. "Die kleuren die de status van een beslissing aangeven, helpen klanten om sneller een beslissing te nemen. Ik heb het gevoel dat ze worden getriggerd om sneller door te gaan met het besluitvormingsproces. Als projectleider is dat belangrijk omdat ik al die beslissingen op tijd nodig heb, zodat iedereen zich kan voorbereiden en aan de volgende fase in het bouwproces kan beginnen. Projecten verlopen op deze manier soepeler.”

"„De taken zijn duidelijk en transparant; iedereen weet wat er van hem wordt verwacht. Dus ja, we vermijden fouten die we soms in het verleden hebben gemaakt”

Elisabeth Ingelaere
Klantadviseur Volus

‍

Fouten vermijden door alle documentatie en communicatie te centraliseren

Volus en Van Tornhaut kunnen ook de gesprekken tussen klanten en onderaannemers volgen op het Ziggu-platform. Een belangrijk kenmerk, volgens Lise, omdat dit de klantadviseurs de kans geeft om op de hoogte te blijven en indien nodig in het gesprek te springen. „"Als dat gesprek via e-mail zou verlopen en geen van beide partijen mijn e-mailadres heeft gekopieerd, dan zou ik niets weten over overeenkomsten, wijzigingen of andere genomen beslissingen. Met het platform van Ziggu zijn wij als klantadviseurs altijd op de hoogte.”

Niet alleen Volus en Van Tornhaut worden op de hoogte gehouden, maar elke andere betrokken partij heeft zicht op de laatste goedgekeurde keuzes en plannen. "De elektricien heeft bijvoorbeeld toegang tot de documenten van de keukenaannemer”, zegt projectleider Kevin. "In het verleden moesten onze klantadviseurs elke keer dat een klant een wijziging aanbracht, de juiste documenten opnieuw naar de juiste mensen sturen. Als je voor tachtig of meer huizenkopers moet zorgen, is het geen wonder dat er zo nu en dan iets misging. Het gebeurt; we zijn allemaal mensen. Maar de kans om dat soort fouten te maken met Ziggu is in principe onbestaande.”

Elizabeth is het ermee eens dat de foutmarge op verschillende manieren is gedaald nu de teams Ziggu gebruiken. "In een mailbox mis je soms dingen. Of je verwijdert per ongeluk een e-mail. Met traditionele systemen gaat veel informatie verloren, maar niet met Ziggu. Alle documenten bevinden zich op dezelfde plek en zijn zichtbaar voor alle drie de betrokken partijen: projectontwikkelaar, onderaannemers en klanten. De taken zijn duidelijk en transparant; iedereen weet wat er van hen wordt verwacht. Dus ja, we vermijden fouten die we in het verleden wel eens hebben gemaakt.”

"Als het aan ons ligt, blijven we met Ziggu samenwerken zoals we dat altijd hebben gedaan: heel nauw en als cruciaal onderdeel van onze bedrijfsvoering.”

Ken Alleweireldt
Directeur bij Volus

‍

Een partnership waar iedereen beter van wordt

Zo verwoordt directeur Ken het: "Ziggu heeft een positieve invloed op de manier waarop we samenwerken met klanten en de soepelheid van onze projecten. Als het aan ons ligt, blijven we met Ziggu samenwerken zoals we dat altijd hebben gedaan: heel nauw. Volus test ook nieuwe functies die de ontwikkelaars van Ziggu ontwikkelen; een daarvan is een financiële tool waarmee we extra werk kunnen berekenen dat sommige huizenkopers tijdens de bouw hebben gedaan.”

Voor Ken is het belangrijk om bij dergelijke ontwikkelingen betrokken te zijn. "Ziggu zit graag dicht bij de projectontwikkelaar om te weten hoe we werken, zodat zij het platform op de beste manier kunnen blijven ontwikkelen. Een uitstekende instelling, wat ons betreft, want zo creëer je de beste tools die voor iedereen werken. En zo worden we allemaal beter, Ziggu, Volus en Van Tornhaut.”

‍