Un portail partenaire donne aux architectes, entrepreneurs et fournisseurs un accès délimité à un seul projet en cours plutôt qu’à des copies transmises, ce qui empêche de bâtir sur un vieux plan.
Un portail partenaire est un espace de travail où une entreprise donne à ses partenaires externes un accès direct à un projet, avec des droits réglés par partenaire. Architectes, entreprises générales, sous-traitants, fournisseurs et poseurs s’y connectent et voient la partie sur laquelle ils travaillent. Personne ne leur transmet plus une copie.
Cette dernière phrase, c’est toute la différence. Un disque partagé contient des documents. Un fil de mails contient une conversation. Un portail partenaire contient le projet lui-même : les plans à jour, les validations qui y sont attachées, les tâches que chaque entreprise doit encore, et les dates auxquelles ces tâches sont accrochées.
Le mot portail sert à beaucoup de choses en informatique, et la plupart n’ont rien à voir avec la construction. Dans la vente indirecte, un portail partenaire est l’endroit où les revendeurs téléchargent du matériel marketing et enregistrent des affaires. Dans la construction et l’immobilier, le sens est plus étroit et plus utile : l’endroit où les entreprises qui construisent et l’entreprise qui vend travaillent sur le même dossier.
Un portail client et un portail partenaire se posent sur le même projet et servent des publics différents. Le portail client appartient à celui qui achète : un acquéreur, un locataire, le client qui fait réaliser un aménagement. Le portail partenaire appartient aux entreprises qui livrent le travail : entreprise générale, sous-traitants, bureaux d’études, fournisseurs.
La confusion se comprend : tous deux font entrer des tiers dans un projet qui était interne. Ce qui les sépare, c’est ce que chaque public a le droit de voir et ce qui se passe quand il agit.
| Portail client | Portail partenaire | |
|---|---|---|
| Qui s’y connecte | Le client qui achète le projet | Les entreprises qui l’exécutent |
| Ce qu’il y fait | Suivre, choisir, valider | Déposer, coordonner, clôturer |
| Ce qu’il peut voir | Son lot ou son contrat | Son propre périmètre, sur tout le projet |
| Ce qui casse sans lui | Le client appelle pour une nouvelle | Les partenaires bâtissent sur un vieux plan |
Faire tourner les deux sur un projet est normal. Les faire tourner sur deux systèmes séparés, c’est là que la facture arrive : l’acquéreur valide une finition d’un côté, le sous-traitant lit le cahier des charges de l’autre, et quelqu’un reporte la décision à la main. Ce quelqu’un est en général un conseiller clientèle, et ce sont ces décisions-là qui disparaissent.
Les partenaires travaillent sur la dernière version dès que le plan a une seule adresse et que cette adresse signale elle-même ses changements. Envoyer une révision par mail crée une copie, et une copie cesse de se mettre à jour à la seconde où elle arrive. Un portail partenaire remplace la copie par un lien : la version la plus récente est la seule que l’on puisse ouvrir, et la notification part au dépôt du fichier, pas quand quelqu’un pense à faire suivre.
Pour que cela tienne sur un vrai chantier, trois choses doivent être vraies, et aucune ne concerne le stockage.
Le document a besoin d’un seul domicile, pas d’un domicile plus une copie sur le téléphone du conducteur de chantier. L’accès se donne par rôle, pour qu’un sous-traitant qui arrive au neuvième mois reçoive la série actuelle et non celle du premier mois. Et la validation doit se trouver à côté du fichier, parce qu’un plan sans sa signature n’est qu’un plan.
C’est sur ce troisième point que la plupart des outils s’arrêtent. L’entreprise générale belge DCA fait passer les validations et leurs notifications par le même portail que celui de ses acquéreurs, et sa conseillère clientèle décrit ce que cela change.
« Nous déposons les documents, les clients les approuvent sur Ziggu, et nous recevons immédiatement une notification quand tout est signé. Le conducteur de chantier et le sous-traitant sont aussi informés automatiquement. Chacun a donc toujours le bon document approuvé en main. »
Mieke Mertens, Conseillère clientèle, DCA
La façon dont DCA a mis cela en place est racontée dans le témoignage de DCA.
Les équipes traitent le problème de version comme un problème de rangement et achètent du stockage pour le régler. Le stockage n’a jamais été le problème. Dans la plupart des cas, le bon plan se trouve dans le bon dossier, avec le bon nom, pendant que trois entreprises travaillent sur la version arrivée dans leur boîte mail en mars.
Le rangement décide où habite la vérité. La diffusion décide qui se tient à côté d’elle. Une convention de nommage, une arborescence et un numéro de version décrivent tous les trois le fichier. Aucun des trois n’arrive jusqu’à l’électricien.
Un portail partenaire réussit ou échoue sur ce que chaque partenaire voit en l’ouvrant. Donnez à un cuisiniste tout le projet et il reçoit un mur d’informations sur quatre-vingt-dix logements, dont quatre sont les siens. Il regarde une fois, décide que ce n’est pas pour lui, et retourne au mail. L’adoption meurt en silence, et personne ne dépose de réclamation là-dessus.
Les droits par partenaire sont la réponse, et ils sont plus fins qu’un interrupteur. La version utile délimite l’accès de trois façons à la fois : sur quels projets se trouve un partenaire, quelles parties il peut ouvrir, et s’il peut agir ou seulement lire. Dans Ziggu, le portail partenaire règle ces droits par partenaire, et chaque action dans le projet est consignée dans le journal : longtemps après la réception, on peut encore vérifier qui a ouvert quoi et qui a validé quoi.
L’effet de bord compte autant que l’accès. Un partenaire qui ne voit que son propre périmètre est un partenaire que l’on ajoute sans conversation sur la confidentialité. C’est ce qui rend réaliste de mettre quinze entreprises sur un projet au lieu des trois en qui l’on a le plus confiance. Coordonner ses partenaires sur un projet montre à quoi cela ressemble au quotidien.
Un portail partenaire mérite sa mise en place quand les mêmes partenaires reviennent d’un projet à l’autre, et quand le travail comporte des validations sur lesquelles on reviendra plus tard. Sur un chantier unique avec deux sous-traitants avec qui vous travaillez depuis dix ans, il ajoute un identifiant et résout un problème que vous n’avez pas.
Le test honnête n’est pas le nombre de partenaires sur le projet. C’est le nombre de fois qu’une réponse doit être donnée deux fois parce que la première n’est allée qu’à une seule personne. Comptez-le pendant quinze jours. Si le chiffre est bas, la coordination fonctionne et un portail est une charge de plus. S’il est haut, les versions de plans divergent déjà sans que personne l’ait vu, parce que cela ne devient visible que sur le chantier.
