Snelle tips om het meeste uit je dag als customer care manager te halen

Hoe je je productiviteit kunt verhogen

Ken je dat gevoel, wakker worden, al je taken voor die dag overlopen en je realiseren dat je niet genoeg tijd hebt om alles te doen? Ben je verdwaald in verschillende excelbladen op zoek naar de juiste formule of op zoek naar dat ene document dat verstopt zit tussen al je e-mailverkeer?

Van het verzorgen en opvolgen van huizenkopers, het maken van afspraken met verschillende leveranciers en het bijhouden van ieders financiële overzicht. Je hebt elke dag veel verschillende taken te doen. Wil je echt je kostbare kantooruren besteden aan een spreadsheet?

Maar wat kun je doen om je productiviteit te verhogen en het meeste van je tijd te investeren in dingen die er toe doen? In deze blog geven we je een aantal ideeën.

1. Gebruik technologie om te automatiseren

Er zijn veel repetitieve taken die veel tijd kosten en na een tijdje vervelend worden. Maar die taken zijn perfect te automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan: het steeds opnieuw delen van dezelfde documenten, klanten herinneren aan deadlines of het beantwoorden van dezelfde vragen.

Door taken te automatiseren, heb je meer tijd om je te concentreren op de zeer belangrijke en dringende taken. En bovenal is het een winnaar voor het verminderen van stress!

2. Verdeel en heers

Als je goed naar je taken kijkt, zul je zien dat er veel taken zijn die aan andere teamleden kunnen worden gedelegeerd. Misschien zijn er andere teamleden die beter geschikt zijn voor die taak dan jij. Met Ziggu kun je in contact komen met je collega's, transparant zijn in je taken en om hulp vragen als dat nodig is. Door taken uit te besteden, heb je meer tijd om je op andere projecten te richten.

3. Vergeet multitasking

We hebben het allemaal wel eens meegemaakt. Je probeert aan een project te werken terwijl je telefoon je om de paar minuten notificaties stuurt en je staat te popelen om te kijken waar het bericht over gaat. Het is je vriend die vraagt of je dit weekend vrij bent. Of het is een klant met een vraag en je wilt meteen het probleem controleren en antwoorden. Je vergeet waar je mee bezig was en begint aan de volgende taak.

Maar wacht even, want multitasken werkt niet! Het verlaagt je productiviteit met 40%. Probeer in plaats daarvan verschillende focusblokken in te plannen in je agenda, waarin je 100% aandacht kunt geven aan die ene taak of dat ene project. En voeg er een paar geplande pauzes aan toe om uit te rusten en je meldingen te controleren ;-).

4. Houd je tijd bij

We verbazen ons er elke dag weer over hoe snel de tijd vliegt. Waar is die gebleven? Omdat de tijd sneller voorbij vliegt dan een ruimteschip uit Star Wars, is het belangrijk om te weten hoe je je tijd hebt besteed en te leren welke taken je het meeste moeite kosten.

Als je eenmaal precies weet waar je je tijd aan besteedt, wordt het veel gemakkelijker om inefficiënties in je dag op te sporen. Dit zal je helpen om de dagelijkse tijdsplanning die je in de vorige stap hebt geïmplementeerd te perfectioneren. Vervolgens kun je aanvullende doelen stellen om je tijd beter te beheren, uitstelgedrag te vermijden en wat extra rust te creëren om je hersenen een pauze te gunnen.

‍