Hoe DCA hun projectcommunicatie stroomlijnt met Ziggu

Ontdek hoe DCA Ziggu gebruikt om klantcommunicatie te centraliseren, e-mail chaos te verminderen en soepelere projecten te leveren.

DCA is al 52 jaar een vaste waarde in de Belgische bouwsector. Wat ooit begon als een bedrijf dat gespecialiseerd was in bestrating- en rioleringswerkzaamheden, is in de loop der jaren uitgegroeid tot een organisatie met bijna 600 medewerkers die infrastructurele, openbare en woningbouwprojecten aanpakt. Met andere woorden: een grote speler in zijn branche. Maar dat betekent niet dat klanten zelf de weg moeten vinden. Integendeel, klantadviseur Mieke Mertens benadrukt: "We zijn een vertrouwenspersoon voor klanten, we staan altijd klaar om hen te helpen. Maar dat niveau van begeleiding is alleen mogelijk omdat Ziggu andere taken zo gemakkelijk maakt.”

Wanneer de teams van DCA Residential Projects aan de slag gaan met een nieuwbouwproject — als ontwikkelaar van hun eigen projecten of als aannemer voor anderen — komt altijd één woord terug: respect. Respect voor de omgeving waar de nieuwe appartementen worden gebouwd, voor degenen die in de buurt van de bouwplaats wonen en natuurlijk voor huizenkopers.

‍

Mieke Mertens en haar vier collega's zijn verantwoordelijk voor dat laatste. Het team van klantadviseurs begeleidt elke huizenkoper persoonlijk door het hele bouwproces. "Zodra iemand een appartement koopt, luisteren wij als adviseurs heel goed naar hun wensen en behoeften”, zegt Mieke. "Het maakt voor ons niet uit of de koper een investeerder is of een toekomstige bewoner van het project; wij vinden dat iedereen dezelfde mogelijkheden en begeleiding van hoge kwaliteit moet krijgen.”

"Mensen geven veel geld aan hun huis; ik denk dat het voor ons een topprioriteit moet zijn om ze zich op hun gemak te laten voelen en hen gerust te stellen”

Hoe Ziggu de nieuwsbrief bij DCA verving

Deze hoogwaardige begeleiding komt ongetwijfeld vooral omdat Mieke en haar collega's een vertrouwenspersoon proberen te zijn voor elke huizenkoper. "We luisteren altijd heel goed naar mensen; ze weten dat ze met alles bij ons terecht kunnen. Dus als ik een mogelijkheid zie om een klant te helpen, dan doe ik dat. Mensen geven veel geld uit aan hun huis, dus ik denk dat het voor ons een topprioriteit moet zijn om ze zich op hun gemak te laten voelen en hen gerust te stellen.”

Huizenkopers op de hoogte houden en hen meenemen tijdens het bouwproces is daar een groot deel van. Tot twee jaar geleden stuurde DCA elke drie maanden een nieuwsbrief naar kopers om mensen op de hoogte te houden. "Maar dat was nogal gedoe”, lacht Mieke. "Het was een worsteling om die nieuwsbrief op te stellen en te versturen. We hebben er foto's in gezet, de projectleider schreef iets, misschien ook iemand van het communicatieteam. Maar toen we klaar waren met die nieuwsbrief, waren de foto en de informatie niet langer relevant.”

Snelle én krachtige updates dankzij een klantenportaal

Met deze nieuwsbrief konden Mieke en haar collega's klanten niet altijd goed op de hoogte houden van eventuele ontwikkelingen. Was het interne portaal van DCA een oplossing om beter met klanten te communiceren? "We hadden inderdaad ons eigen platform waar we alle goedgekeurde documenten van klanten verzamelden”, zegt Mieke. "Maar het had maar een paar functionaliteiten en het raakte behoorlijk verouderd. Het bleek te complex om dit platform zelf uit te breiden, dus zijn we op zoek gegaan naar iets anders. We zijn met het klantenportaal van Ziggu gaan werken omdat hun platform voldeed aan de behoeften die wij als klantadviseurs hadden én omdat het platform bovendien geoptimaliseerd is voor vastgoedprojecten - iets wat bij veel andere software ontbrak.”

De Newsfeed op Ziggu heeft de nieuwsbrief nu volledig vervangen. "Een snelle update of het delen van een foto met onze klanten is nu veel eenvoudiger en sneller, wat betekent dat we dit veel meer doen. Huizenkopers kunnen het bouwproces veel beter volgen en hoeven niet meer elke week naar de bouwplaats om te kijken hoe het gaat”, zegt Mieke. "Zelfs ons communicatieteam gebruikt Ziggu af en toe om iets algemener te vertellen over ons bedrijf of een bepaald goed doel dat we steunen.”

"Dankzij de snelle goedkeuringen via Ziggu kunnen wij en andere teams meteen overstappen op iets anders. Ziggu heeft ons werk zeker efficiënter gemaakt.”

Ondertekend, verzegeld, geleverd dankzij Ziggu

Ziggu is niet alleen een eenvoudig communicatiemiddel voor DCA; het is ook ideaal voor het delen van documenten en document beheer tussen klanten, onderaannemers, werfbegeleiders en alle andere partijen die betrokken zijn bij het bouwproces. "We uploaden documenten, klanten keuren ze goed op het Ziggu-platform en we krijgen meteen een melding dat alles is ondertekend. De locatiemanager en onderaannemer worden ook automatisch op de hoogte gebracht. Zo heeft iedereen altijd het juiste, goedgekeurde document in handen.”

Mieke merkt dat klanten documenten sneller goedkeuren. "Als ik vlak voor het weekend een heleboel documenten upload, heb ik meestal de meeste handtekeningen op maandag. Dat komt omdat het erg gebruiksvriendelijk is voor onze klanten; we krijgen hier in ieder geval veel positieve reacties van hen over. En dankzij deze snelle goedkeuringen kunnen wij en de andere teams onmiddellijk doorgaan met iets anders. Ziggu heeft ons werk dus zeker efficiënter gemaakt.”

‍

Twee grote projecten, één adviseur

Mieke en haar collega's gebruiken Ziggu de hele dag door. "Ik open de portal aan het begin van mijn werkdag en sluit het tabblad pas aan het einde ervan”, zegt ze. Mieke is momenteel verantwoordelijk voor twee projecten — een met 42 appartementen en een met 37; beide projecten zijn bijna volledig uitverkocht. Met andere woorden: ze heeft veel klanten om het bouwproces te begeleiden. "Ik begeleid deze projecten in mijn eentje. Het is niets nieuws om meerdere projecten tegelijk bij te houden. Maar in het verleden was dit vrij moeilijk en complex. De efficiëntie van Ziggu maakt dit makkelijker en geeft me de ruimte om me te concentreren op meer dan alleen de administratieve kant van de zaak.”

Mieke kan haar huizenkopers nu veel persoonlijker en diepgaander helpen. "Omdat de administratieve taken bij Ziggu zo soepel verlopen, is er inderdaad meer tijd om echt naar mensen te luisteren. We hebben meer ruimte om samen met hen de verschillende mogelijkheden van hun wensen te verkennen of om hen persoonlijker te helpen als er een probleem is met een betaling of als ze zich zorgen maken.”

"We willen onze klanten de beste ervaring bieden, iets dat vandaag cruciaal is geworden. Het is fijn om een partner te hebben die dat begrijpt en ons helpt die ervaring te verbeteren.”

Het Ziggu-platform groeit mee met DCA

DCA werkt nu anderhalf jaar met het Ziggu-platform. In die tijd heeft het Ziggu-platform niet stilgestaan. Het team achter Ziggu brengt regelmatig nieuwe functies uit, zodat het portaal kan meegroeien met de behoeften van klantadviseurs. "Ze bieden functionaliteiten die echt nuttig zijn, waaruit blijkt dat ze naar hun klanten hebben geluisterd”, zegt Mieke.

Als DCA feedback geeft aan het Ziggu-team, merken we volgens de klantadviseur ook dat we snel een antwoord krijgen. "Ze gebruiken onze feedback of luisteren in ieder geval naar ons. We willen onze klanten de beste ervaring bieden, iets dat vandaag cruciaal is geworden. Het is dus fijn om een partner te hebben die dit begrijpt en ons helpt om die ervaring te verbeteren.”