Dix projets tiennent avec de la mémoire et une bonne équipe, cinquante non. Ce qu’un dossier par projet change à la quantité de travail qu’une entreprise peut porter.
Dix projets tiennent avec de la mémoire et une bonne équipe. Cinquante, non. Ce qui casse en premier n’est pas le travail : c’est de savoir qui détient quelle version, ce qui a été validé, et ce que le client a déjà entendu. Un dossier par projet, ouvert à votre client et à vos partenaires, empêche tout cela de grandir plus vite que le travail.
Le suivi autour d’un projet grandit plus vite que le projet lui-même, et c’est la première chose qui cède quand une entreprise en prend davantage.
Le plan change un mardi. Le cuisiniste l’apprend le jeudi, et le client l’apprend par le cuisiniste.
Personne n’est en faute dans cette chaîne. C’est de l’arithmétique. Chaque projet supplémentaire amène les personnes qui gravitent autour, et chacune a besoin de la même réponse à un moment différent. C’est ce second nombre qu’une entreprise en croissance doit réellement gérer.
Un coordinateur porte plus de projets dès que chaque projet garde son propre dossier, parce que les heures qui disparaissent dans une entreprise en croissance partent dans la recherche d’informations, pas dans les décisions.
Judith Wauman dirige Bauwsteen et coordonne l’accompagnement client sur des projets résidentiels de promoteurs immobiliers. Elle travaille depuis un dossier par logement : les acheteurs y trouvent leurs plans et leur prochaine étape, les showrooms y déposent leurs propositions, et les entrepreneurs voient la version approuvée. Sa capacité a suivi. Elle accompagne jusqu’à 120 unités par an, contre 70-80 auparavant, sans ajouter de collègue ni de couche administrative. Le récit complet est dans l’histoire de Bauwsteen.
« 99,99 % des erreurs sont causées par une mauvaise communication. Avec Ziggu, de nombreuses erreurs peuvent être évitées grâce à une communication plus claire avec les clients et les entrepreneurs », dit Judith Wauman, propriétaire de Bauwsteen.
Maarten Brantegem, d’Ablimmo, fait le même calcul par l’autre bout : « We don’t have a lot of people here, just about five or so. But we handle some thirty to fifty projects at the same time. » (Traduit de l’anglais : nous sommes cinq ou six ici, et nous menons trente à cinquante projets en même temps.)
Cinq personnes, cinquante projets. Ce rapport ne tient qu’aussi longtemps que le dossier tient.
Recruter règle rarement la question tout de suite. Un nouveau collègue a besoin d’une passation, du contexte, et de quelqu’un pour lui expliquer ce qui a été convenu en mars. Un dossier partagé n’a besoin de rien de tout cela.
Une défaillance de suivi se paie sur le chantier, le jour où une équipe attend ou le jour où quelque chose est posé selon un plan vieux de deux semaines.
C’est pourquoi la question du portail est en réalité une question de validation. Un choix fait oralement sur le chantier est un choix que personne ne peut produire trois mois plus tard, et la discussion qui suit coûte plus cher que la modification elle-même.
Enregistré avec un nom et une date, ce même choix cesse d’être contesté. Le client voit ce qui a été approuvé, l’entrepreneur travaille sur une seule version, et le coordinateur passe l’après-midi sur le projet suivant plutôt qu’à reconstituer le précédent.
La différence entre un dossier partagé et un portail client ne tient pas à une liste de fonctionnalités. Elle tient à l’endroit où se trouve la vérité, et à ce qu’il en advient quand le nombre de projets double.
| À dix projets et à cinquante | E-mail et dossier partagé | Portail client |
|---|---|---|
| Où se trouve la réponse | Dans les boîtes mail de ceux qui étaient en copie | Sur le projet, pour tous ceux qui y travaillent |
| Quand le volume double | Le suivi double avec lui | Le dossier l’absorbe |
| Ce dont un nouveau collègue a besoin | Une semaine de passation et la mémoire d’un autre | Le projet, ouvert |
| Ce que laisse une validation | Un fil de discussion, si la bonne personne l’a gardé | Un nom et une date, sur le choix |
| Qui répond à la question d’avancement | Vous, encore | Le client, tout seul |
Lisez cela comme une série d’axes, pas comme une liste de fonctionnalités. À dix projets, chaque ligne de gauche reste tenable : vous savez qui détient quelle version, et la personne qui sait est en général à son bureau. À cinquante, chaque ligne devient une taxe quotidienne, payée par la personne dont vous pouvez le moins vous passer. Les lignes se cumulent aussi. Une validation manquante coûte une après-midi à elle seule, et une semaine quand le plan auquel elle se rattachait a changé deux fois depuis.
Ce que cela implique concrètement pour les bureaux et les entreprises de construction figure sur la page Ziggu pour architectes et entrepreneurs.
La croissance ne demande pas à une entreprise de projets de travailler plus dur. Elle lui demande de sortir le suivi de la tête des gens, parce que c’est la partie qui ne suit pas.
Un dossier par projet. Un endroit où se trouve la réponse. Une version sur laquelle tout le monde construit.
Les entreprises qui prennent plus de travail sans ajouter de personnes sont rarement celles qui ont les plus grandes équipes. Ce sont celles où personne n’a besoin de demander deux fois.
