Un portail client donne au cabinet d'architecture un dossier unique par projet, la dernière version de chaque document et la trace de qui a validé quoi et quand.
Un portail client donne au cabinet d'architecture un dossier unique par projet: toutes les conversations relatives à ce projet, une bibliothèque de documents qui affiche toujours la dernière version, et la trace de qui a validé quoi et quand. Ziggu réunit ces trois éléments dans un seul espace aux couleurs du cabinet, de sorte que l'essentiel des allers-retours quitte la boîte mail et que le client garde une vue sur son projet.
Un portail client rassemble la communication d'un cabinet d'architecture dans le dossier du projet auquel elle appartient, répartie par sujet et par intervenant, de sorte qu'une question de permis ne se retrouve plus entre un devis fournisseur et une newsletter.
La boîte mail d'un architecte reçoit tout en même temps: clients, entrepreneurs, bureaux d'études, administrations et publicité. Retrouver une décision de permis vieille de trois semaines devient une fouille.
Dans Ziggu, un projet porte autant de conversations que le travail l'exige. Une sur le permis, une sur les finitions, une avec l'entrepreneur que le maître d'ouvrage ne voit pas. Chaque conversation a ses participants et ses droits, l'équipe y laisse des notes internes, et l'e-mail continue de fonctionner: les messages qui arrivent malgré tout dans la boîte sont transférés vers le projet, où ils rejoignent le reste.
Maarten Makelberge, gérant de Studio Mowk Interior Design, décrit ce qu'il cherchait: « Je cherchais un moyen de rendre toute l'information du projet disponible au même endroit, pour que chacun, l'équipe de construction comme le client, retrouve tout et travaille ensemble sans que rien ne se perde dans des chaînes de mails interminables. » (Traduit du néerlandais.)
Ce que cela donne dans un cabinet d'architecture d'intérieur est raconté dans l'histoire de Studio Mowk.
Un projet de construction produit des centaines de documents: plans, dessins techniques, cahiers des charges, contrats et permis. Le portail client est l'endroit où ces versions se rejoignent, pour que personne n'arrive sur le chantier avec un plan périmé.
C'est là qu'un fonctionnement par e-mail casse. Un entrepreneur continue sur le plan qu'il a reçu en dernier, pas sur celui qui a été révisé depuis. Le coût tombe sur le chantier, pas dans la boîte mail.
Dans Ziggu, la dernière version figure en tête de chaque document et vous voyez qui l'a consulté. Les droits se règlent par partie: le maître d'ouvrage voit ce qui le concerne, l'entrepreneur reçoit le jeu technique. Le client garde l'accès à son dossier des années après la réception, quand un plan ou une attestation redevient nécessaire.
Pour un cabinet qui travaille avec les mêmes partenaires, cela règle une discussion à l'avance. Qui accède à quoi est fixé dans le projet et ne se négocie plus par mail.
Les architectes font suivre leurs clients par les jalons du projet, et les font valider par des choix présentés dans le portail client et enregistrés avec un nom et une date. Suivre et valider sont deux choses différentes, et un portail fait les deux.
Suivre, c'est la chronologie. Dans Ziggu, le client voit les jalons de son projet, la phase terminée et celle qui vient, avec les actualités du projet, les aspects financiers et les réponses aux questions que les clients posent toujours. C'est là que partent le mail de statut hebdomadaire et la moitié des appels.
Valider, c'est la trace. Sur un choix de matériau, un travail supplémentaire ou un plan abouti, Ziggu pose la question au client et conserve la réponse: qui, quoi, quand. C'est la différence entre un accord dont quelqu'un se souvient et un accord qui tient.
Dessous se trouve le journal. Chaque action de chaque utilisateur est conservée, et votre client ouvre ce journal aussi facilement que vous. Ce n'est pas un dossier que le cabinet tient sur le client, c'est un compte rendu que les deux parties peuvent invoquer.
Ce que cela change pour un cabinet qui travaille avec des entrepreneurs et des sous-traitants figure sur la page Ziggu pour architectes et entrepreneurs.
La différence entre l'e-mail avec un dossier partagé et un portail client ne tient pas à une fonctionnalité. Elle tient à l'endroit où se trouve la vérité. Avec l'e-mail, elle est dispersée dans les boîtes de tous les intervenants. Avec un portail, elle est sur le projet.
| Aspect | E-mail et dossier partagé | Portail client |
|---|---|---|
| Communication | Fils dispersés, messages manqués | Conversations par sujet, dans le dossier de projet |
| Documents | Versions côte à côte, recherche dans les dossiers | Dernière version en tête, avec historique de consultation |
| Avancement | Mises à jour manuelles par mail ou téléphone | Jalons que le client consulte lui-même |
| Validations | Un accord dans un mail, retrouvé après coup | Qui a validé quoi et quand, enregistré |
| Rapport de chantier | Rédigé au bureau après la visite | Rempli sur place, avec photo et responsable |
Un portail client permet à l'architecte de rédiger le rapport là où se fait la visite, avec une photo, une remarque et un responsable par point, au lieu de le taper au bureau ensuite.
Ce double travail explique pourquoi les rapports partent tard. Ce qui a été vu sur place est reconstitué le lendemain à partir de notes, et la partie qui doit régler le point l'apprend encore un jour plus tard.
Dans Ziggu, un point de rapport est d'emblée un point avec un responsable et une échéance. Le client suit ce qui le concerne et confirme lui-même ce qui est réglé pour lui, sans outil séparé. La réception et le suivi après livraison fonctionnent sur le même mécanisme: même liste, mêmes responsables, même historique.
Ziggu conserve les données de projet chiffrées côté serveur sur Google Cloud en Belgique, avec des sauvegardes quotidiennes sur deux clouds et dans au moins deux localisations européennes. Les accès se règlent par projet, l'authentification à deux facteurs est standard, et l'équipe Ziggu ne peut pas ouvrir vos données sans une autorisation que vous accordez depuis votre propre compte.
Laura Callewaert, architecte d'intérieur chez Hoprom, a vu les clients plus jeunes comme les plus âgés s'y mettre immédiatement. Le client n'installe rien et reçoit un e-mail dès que quelque chose l'attend.
Un cabinet met en place un premier projet et l'essaie pendant les 14 jours d'essai gratuit, sans carte de crédit. L'essentiel du temps ne va pas au logiciel, mais au choix des documents et des jalons qui figureront par défaut dans chaque projet.
