Een klantportaal geeft architecten één dossier per project met alle gesprekken, altijd de laatste versie van elk document en een vast spoor van wie wat goedkeurde.
Een klantportaal geeft een architectenbureau één dossier per project: alle gesprekken over dat project, één documentenmap met altijd de laatste versie, en een vast spoor van wie wat wanneer goedkeurde. Ziggu bundelt die drie in één omgeving in de huisstijl van het bureau, zodat het grootste deel van het heen-en-weer uit de mailbox verdwijnt en de klant zelf zicht houdt op het project.
Een klantportaal brengt de projectcommunicatie van een architectenbureau samen in het dossier van het project waar ze bij hoort, gesplitst per onderwerp en per betrokkene, zodat een vraag over een vergunning niet tussen een offerte en een nieuwsbrief belandt.
De mailbox van een architect is de verzamelplaats van alles tegelijk: bouwheren, aannemers, studiebureaus, overheden en reclame. Een vergunningsbeslissing van drie weken geleden terugvinden is dan zoekwerk.
In Ziggu draagt een project zoveel gesprekken als het werk vraagt. Eén over de vergunning, één over de afwerking, één met de aannemer die de bouwheer niet ziet. Elk gesprek heeft zijn eigen deelnemers en rechten, het team kan er interne notities in kwijt, en e-mail blijft werken: berichten die toch in de mailbox binnenkomen, stuur je door naar het project, waar ze bij de rest komen te staan.
Maarten Makelberge, zaakvoerder van Studio Mowk Interior Design, beschrijft waar hij naar zocht: “Ik zocht naar een manier om alle projectinformatie centraal op een plek beschikbaar te maken, zodat iedereen, zowel het bouwteam als de klant, gemakkelijk alle gegevens kan terugvinden en samen kan werken, zonder dat er informatie verloren gaat in eindeloze mailkettingen.”
Hoe dat er bij een interieurbureau in de praktijk uitziet, staat in het verhaal van Studio Mowk.
Een bouwproject maakt honderden documenten: plannen, technische tekeningen, lastenboeken, contracten en vergunningen. Het klantportaal is de plek waar die versies samenkomen, zodat niemand nog met een verouderd plan op de werf staat.
Daar loopt een e-mailwerkwijze stuk. Een aannemer werkt verder op de tekening die hij het laatst kreeg, niet op de tekening die intussen is aangepast. De kost daarvan valt op de werf, niet in de mailbox.
In Ziggu staat bij elk document de laatste versie bovenaan en zie je wie het bekeken heeft. Rechten staan per partij: de bouwheer ziet wat hem aangaat, de aannemer krijgt de technische set. De klant houdt toegang tot zijn dossier, ook jaren na de oplevering, wanneer er nog eens een plan of een attest nodig is.
Voor een bureau dat met vaste partners werkt, scheelt dat ook een discussie vooraf. Wie waar aan kan, staat vast in het project en hoeft niet per mail geregeld te worden.
Architecten laten klanten meevolgen via de mijlpalen van het project, en laten hen goedkeuren via keuzes die in het klantportaal worden voorgelegd en met naam en datum worden vastgelegd. Meevolgen en goedkeuren zijn twee verschillende dingen, en een portaal doet ze allebei.
Meevolgen is de tijdlijn. In Ziggu ziet de klant de mijlpalen van zijn project, welke fase af is en wat er volgt, samen met projectnieuws, de financiën en de antwoorden op de vragen die klanten altijd stellen. Daar verdwijnen de wekelijkse statusmail en de helft van de telefoontjes naartoe.
Goedkeuren is het spoor. Bij een materiaalkeuze, een meerwerk of een plan dat af is, legt Ziggu de vraag voor aan de klant en houdt het antwoord bij: wie, wat, wanneer. Dat is het verschil tussen een afspraak die iemand zich herinnert en een afspraak die vaststaat.
Daaronder ligt het logboek. Elke handeling van elke gebruiker wordt bijgehouden, en je klant kan dat logboek net zo goed openen als jij. Het is geen dossier dat het bureau over de klant aanlegt, het is één verslag waar beide partijen naar kunnen wijzen.
Wat dat betekent voor een bureau dat met aannemers en onderaannemers werkt, staat op de pagina over Ziggu voor architecten en aannemers.
Het verschil tussen e-mail met een gedeelde map en een klantportaal zit niet in één functie, maar in waar de waarheid staat. Bij e-mail staat ze verspreid over de mailboxen van iedereen die meedoet. Bij een portaal staat ze op het project.
| Aspect | E-mail en een gedeelde map | Klantportaal |
|---|---|---|
| Communicatie | Verspreide draden, gemiste berichten | Gesprekken per onderwerp, in het projectdossier |
| Documenten | Versies naast elkaar, zoeken in mappen | De laatste versie bovenaan, met leesgeschiedenis |
| Projectstatus | Handmatige updates per mail of telefoon | Mijlpalen die de klant zelf kan bekijken |
| Goedkeuringen | Akkoord in een mail, achteraf terugzoeken | Wie wat wanneer goedkeurde, vastgelegd |
| Werfverslag | Achteraf uitgetypt op kantoor | Ter plaatse ingevuld, met foto en verantwoordelijke |
Een klantportaal laat een architect het werfverslag ter plaatse maken, met foto, opmerking en een verantwoordelijke per punt, in plaats van het achteraf op kantoor uit te typen.
Dat dubbele werk is de reden dat verslagen laat vertrekken. Wat op de werf gezien is, wordt een dag later gereconstrueerd uit notities, en de partij die het punt moet oplossen hoort het nog een dag later.
In Ziggu is een verslagpunt meteen een punt met een eigenaar en een deadline. De klant volgt op wat hem aangaat en bevestigt zelf wat voor hem af is, zonder dat daar een aparte tool voor nodig is. Bij oplevering en nazorg werkt hetzelfde mechanisme door: dezelfde lijst, dezelfde eigenaars, dezelfde geschiedenis.
Ziggu bewaart projectgegevens server-side versleuteld op Google Cloud in België, met dagelijkse back-ups over twee clouds in minstens twee Europese locaties. Toegang staat per project, tweefactorauthenticatie is standaard, en het Ziggu-team kan je gegevens niet inkijken tenzij je daar vanuit je eigen account toestemming voor geeft.
Laura Callewaert, interieurarchitect bij Hoprom, zag zowel jongere als oudere klanten er meteen mee overweg. Een klant hoeft niets te installeren en krijgt een melding per e-mail zodra er iets voor hem klaarstaat.
Een bureau zet een eerste project op en probeert het uit binnen de gratis proefperiode van 14 dagen, zonder kredietkaart. De meeste tijd gaat niet naar de software, maar naar de keuze welke documenten en welke mijlpalen standaard in elk project horen.
