Van persoonlijk contact naar digitaal gemak: een klantportaal dat hetzelfde vertrouwen uitstraalt

Studio Mowk is een interieurstudio onder leiding van zaakvoerder en ontwerper Maarten Makelberge. Studio Mowk gebruikt Ziggu om elke klant één plek te geven voor plannen, fases en documenten. Sinds 2024 liepen er 25+ bouw- en interieurprojecten via het klantportaal, met 40 klanten die het gebruiken.

• Sector: Interieurontwerp en renovatie
• Op Ziggu sinds: 2024
• Projecten op Ziggu: 25+
• Klanten op het portaal: 40
• Gebruikt voor: Documenten, Gesprekken, Workflows, Taken

Wat belooft Studio Mowk zijn klanten?

Studio Mowk begeleidt mensen persoonlijk door een bouw- of interieurproject, en Maarten Makelberge wilde dat die begeleiding overeind blijft als hij er zelf niet bij is.

“Ik wil dat klanten, zelfs als ik er niet ben, de zorg en begeleiding ervaren die wij beloven,” zegt hij.

Dat is een hoge lat voor software. Een klantportaal is voor een studio als deze geen archiefkast. Het is de manier van werken van de studio, vertaald naar een scherm.

“Het moment dat een klant het portaal opent, moet die vertrouwdheid en zorg die wij verkondigen daar aanwezig zijn,” legt Maarten uit.

Wat vrat de tijd van Maarten Makelberge op?

Herhaling. Adresgegevens, projectdetails, dezelfde praktische vraag voor de derde keer beantwoord in een vierde mailthread.

“Ik kwam wat groen van papegaaienwerk,” vertelt Maarten. “Ik zocht naar een manier om alle projectinformatie centraal op één plek beschikbaar te maken, zodat iedereen – zowel het bouwteam als de klant – gemakkelijk alle gegevens kan terugvinden en samen kan werken, zonder dat er informatie verloren gaat in eindeloze mailkettingen.”

Hoe gebruikt Studio Mowk Ziggu?

Elk project krijgt zijn eigen dossier in het klantportaal, en het bouwteam werkt in hetzelfde dossier als de klant. Plannen, updates en documenten gaan daarheen in plaats van in een bijlage.

De klant ziet in welke fase het project zit en welke stap eraan komt. Dat is het deel waar Maarten het meest om geeft, omdat het de vraag beantwoordt die mensen te beleefd zijn om te blijven stellen.

“Als een klant zich afvraagt in welke fase het project zit of wanneer een volgende stap volgt, kunnen ze het portaal openen en zijn ze meteen mee. Het portaal draagt uit wat wij tijdens het hele proces verkondigen.”

Wat veranderde er voor de studio?

Maarten kreeg een overzicht dat hij voordien niet had. Eén studio, tientallen projecten tegelijk, en een scherm dat hem toont waar zijn aandacht vandaag nodig is.

“Wanneer ik aan het begin van de dag mijn scherm open, wil ik een helder overzicht hebben van wat er die dag prioriteit heeft. Via het dashboard wil ik meteen zien waar ik extra aandacht aan moet besteden.”

Het repetitieve werk verhuisde uit zijn mailbox. Het persoonlijke contact bleef waar het was, en dat was net de bedoeling.