Hoe een klantportaal een aannemer helpt: werffoto’s en updates op de juiste plek, altijd de laatste versie van elk plan, en goedkeuringen die je maanden later nog kan tonen.
Een klantportaal geeft een aannemer één dossier per werf: de foto’s en updates van dat project, de laatste versie van elk plan, en wie wat wanneer heeft goedgekeurd. Ziggu zet die drie samen in een omgeving in je eigen huisstijl, zodat het heen en weer over de werf uit de mailbox en uit de groepsgesprekken verdwijnt.
Ja. In een klantportaal komen werffoto’s op drie plekken terecht, elk met een eigen rol: bij een update die naar alle betrokkenen van dat project gaat, bij een rapportpunt met een verantwoordelijke en een datum, en bij een document dat de bouwheer jaren na de oplevering nog kan openen.
Het verschil met een groepsgesprek zit niet in de foto. Het zit in wat eraan vasthangt. Een foto in een chat is een foto. Een foto bij een rapportpunt is een afspraak met een naam en een termijn erop.
In Ziggu maak je die update op de werf zelf. De bouwheer krijgt een bericht, opent zijn eigen dossier en ziet de foto naast de mijlpaal waar ze bij hoort. Wie later instapt, leest de reeks in volgorde terug in plaats van door een chat te scrollen.
Marc Wagner, eigenaar en CEO van Polyform, over wat vandaag Klantupdates heet: “Ziggu biedt ook een heel handig hulpmiddel, de nieuwsfeed. Je kunt het gebruiken om foto’s van de constructie te delen met je klanten. Vóór Ziggu hebben we niet genoeg van die updates gedeeld, omdat het een omslachtige klus was, maar nu heb je maar een paar klikken nodig.” Hoe dat bij hen loopt, staat in het verhaal van Polyform.
Een klantportaal haalt de statusvraag weg door de bouwheer zelf te laten kijken: de mijlpalen van zijn werf, wat af is, wat volgt, en de antwoorden op de vragen die elke klant stelt.
De bouwheer van een aannemer is meestal één persoon die één keer in zijn leven bouwt. Hij weet niet wat een vorderingsstaat is en vraagt het liever niet. Dus belt hij.
Je wil geen wandelende FAQ zijn. Je wil ook niet de aannemer zijn die niets van zich laat horen. Een portaal lost dat op door het antwoord neer te leggen waar hij het zelf komt halen.
Het verschil tussen mail met een gedeelde map en een klantportaal zit niet in een functie. Het zit in waar de waarheid staat. Bij mail staat ze verspreid over de mailboxen van iedereen die meedoet. Bij een portaal staat ze op het project.
WhatsApp is het lastigste geval, want het werkt. Tot iemand een bericht wist, tot er een nieuwe onderaannemer bijkomt, of tot je drie maanden later moet tonen wat er is afgesproken.
De kost van een verkeerd kanaal valt bovendien nooit in de mailbox. Ze valt op de werf, op de dag dat een ploeg staat te wachten of dat er iets is geplaatst volgens een tekening van twee weken geleden.
| Onderwerp | Mail en WhatsApp | Klantportaal |
|---|---|---|
| Communicatie | Verspreid over mailboxen en groepen | Gesprekken per onderwerp, in het dossier van de werf |
| Werffoto’s | In een chat, na een maand onvindbaar | Bij de mijlpaal of het rapportpunt waar ze bij horen |
| Documenten | Versies naast elkaar, zoeken in mappen | Laatste versie bovenaan, met wie ze bekeken heeft |
| Voortgang | Telefoon en een mail als er tijd is | Mijlpalen die de bouwheer zelf nakijkt |
| Goedkeuringen | Mondeling op de werf, of ergens in een mail | Wie wat wanneer heeft goedgekeurd, bewaard |
| Onderaannemers | Doorsturen wat ze nodig hebben | Eigen toegang tot wat hen aanbelangt |
De winst zit niet in één van die rijen. Ze zit erin dat ze allemaal op dezelfde plek staan, zodat je niet meer moet onthouden waar iets ook alweer is afgesproken.
Een klantportaal laat een aannemer partners rechtstreeks in het project zetten, met rechten per partij, zodat de elektricien de tekening ziet die hem aanbelangt en de bouwheer niet alles hoeft mee te lezen.
De dag van een aannemer loopt voor een groot stuk vol met doorsturen. De keukenbouwer vraagt het plan dat de architect gisteren heeft aangepast. De vloerder wil weten wanneer de chape droog is. De bouwheer vraagt of dat nu geregeld is. Drie berichten, drie kanalen, en jij zit ertussen.
In Ziggu heeft elke partner zijn eigen toegang tot het project. Wat hij mag zien, staat vast in het project en wordt niet meer per mail onderhandeld. Hij werkt daardoor per definitie op de versie die er vandaag staat, niet op de versie die hij ooit heeft gekregen.
Meldingen volgen dezelfde logica. Een partner krijgt geen bericht over alles wat er in het project gebeurt, maar over het ene ding dat hem aanbelangt, met één klik naar de versie die er op dat moment staat. Dat is meestal het verschil tussen een partner die het portaal opent en een partner die op je telefoon blijft wachten.
Ken Alleweireldt, directeur bij Volus, zet het klein en concreet: “The electrician has access to the kitchen contractor’s documents, for example.” (Vrij vertaald: de elektricien kan bij de documenten van de keukenbouwer.) Dat is het moment waarop je zelf uit de keten valt.
Voor een aannemersbedrijf dat met dezelfde partners werkt, wordt dat na een paar projecten een manier van werken in plaats van een afspraak per werf. Wat dat verder betekent voor bureaus en aannemers staat op de pagina Ziggu voor architecten en aannemers.
Een klantportaal legt keuzes voor aan de bouwheer en bewaart het antwoord met een naam en een datum, zodat meerwerk en materiaalkeuzes achteraf geen discussie meer zijn.
Het scenario is altijd hetzelfde. De bouwheer twijfelt over de keuken, je stuurt een aangepast plan, hij zegt ja op de werf, en drie maanden later herinnert niemand zich hetzelfde.
Meerwerk komt zelden op een handig moment. Het komt terwijl er gewerkt wordt, vaak mondeling, en het gaat over geld. Een portaal legt die vraag voor als een keuze met een prijs en een gevolg, en houdt het antwoord bij op de plek waar de rest van het project ook staat.
Onder die goedkeuringen ligt het logboek. Elke actie van elke gebruiker wordt bewaard, en je bouwheer opent dat logboek even makkelijk als jij. Het is dus geen dossier dat je over hem bijhoudt, maar een verslag waar jullie allebei naar kunnen wijzen.
Laura Callewaert, interieurarchitect bij Hoprom, zag zowel jongere als oudere klanten er meteen mee weg zijn. De bouwheer installeert niets en krijgt een mail zodra er iets voor hem klaarstaat.
Ziggu bewaart projectgegevens versleuteld aan serverzijde op Google Cloud in België, met dagelijkse back-ups over twee clouds en in minstens twee Europese locaties. Toegang regel je per project, elke actie in het project komt in het logboek, en het Ziggu-team kan je gegevens niet openen zonder een toestemming die je zelf geeft vanuit je eigen account.
Je zet een eerste werf op en probeert die uit tijdens de 14 dagen gratis proefperiode, zonder kredietkaart. De meeste tijd gaat niet naar de software, maar naar de keuze welke documenten en mijlpalen standaard in elk project komen.
